Im Tagesgeschäft treffen wir täglich auf neue Herausforderungen und Probleme, mal etwas kleiner und mal etwas größer. Das ist normal. Es liegt an uns, diese Themen zu erkennen, richtig einzuordnen und anzugehen. Während der letzten Zeit stellten wir fest, dass wir über verschiedene Teams und Standorte hinweg ähnliche Themen teilen, aber separat voneinander daran arbeiten und Lösungen entwickeln.  

Aus einem Workshop heraus – Theorie gleich umgesetzt

Die Idee zu den Gilden kam uns in einem internen Workshop zum Thema agiles Mindset. Da wir das Format gerne in der Praxis als Experiment erproben wollten, statt ein theoretisches Konzept zu planen, schloss sich eine Gruppe Freiwilliger zum Thema Agilität zusammen und erprobte das Format. Dieser Blogbeitrag beschreibt die sieben besten Learnings aus den ersten Monaten unseres Experiments. ​

1. Starte klein, aber sofort.
   Perfektionismus vor dem Start vernichtet die Relevanz. Wir durften uns von dem Gedanken verabschieden, ein perfektes Produkt zum Start zu besitzen. Wir sind der Ansicht, ein Start ist immer perfekt, solange wir starten. Eine wichtige Voraussetzung ist, dass die Gilde als lebendes Produkt verstanden wird, welches sich durch Feedback stetig weiterentwickelt.
   Klein starten bedeutete für uns, die Minimalanforderungen – auch MVP1– an die Gilden umzusetzen und loszulegen. Unser MVP bestand lediglich aus einem (virtuellen) Besprechungsraum und einem Termin, an dem alle Beteiligten Zeit hatten. Im ersten Termin vereinbarten wir als Team gemeinsam die Rahmenbedingungen, darunter beispielsweise Prinzipien der Zusammenarbeit oder unsere Kollaborationsplattform für die nächsten Treffen. Alles andere hat sich mit den kommenden Treffen entwickelt. Wir sind überzeugt: Hätten wir anfangs die „perfekte" Gilde durchdefiniert, wären wir heute nicht dort, wo wir sind.
   
   
2. Fördere das Lernen, erst recht aus Fehlern.
   Eines unserer Ziele ist es, ständig zu lernen und uns weiterzuentwickeln. Fehler, die wir machen, sind eine Chance zur Verbesserung. Deshalb provozieren wir Fehler bewusst. Eine Gilde entwickelt sich mit den Leuten, die sich für das Thema interessieren. Daher beruht die Teilnahme auf völliger Freiwilligkeit. Die Leute sind motiviert, möchten etwas lernen, beitragen und sich verbessern.
   
   
3. Beschuldige das Problem, nicht die Leute.
   Um psychologische Sicherheit und einen urteilsfreien Raum für Fehler zu bieten, fördern wir eine „no-blame-culture". Bei Fehlern oder Problemen neigen manche Menschen im ersten Moment dazu, einen Schuldigen zu suchen. Das Finden eines Schuldigen hilft uns aber nicht weiter, denn das Problem existiert dann meistens noch. Wir bemühen uns darum, das Problem zu beschuldigen, statt eine einzelne Person in das Visier zu nehmen. Anschließend können wir das Problem gemeinsam und stärkenorientert lösen. Durch Ehrlichkeit und Transparenz in unseren Handlungen werden die Probleme lediglich sichtbar, lösen dürfen wir sie anschließend selbst.
   
   
4. Arbeite im und am System.
   Ein Kernprinzip von uns ist, die Arbeit im und am System in Balance zu bringen. In regelmäßigen Retrospektiven wird die Effektivität der Gilde inspiziert und es werden gegebenenfalls Maßnahmen angepasst. Eine Gilde ist ein lebendiges Produkt, welches nie fertig entwickelt sein wird. Zur Arbeit am System gehört auch zu erkennen, ob wir überhaupt noch einen Mehrwert liefern. Falls kein Mehrwert mehr entsteht, ist auch das Einstellen der Gilde eine valide Maßnahme.
   
   
5. Verbessere dich stetig durch schnelle Feedbackzyklen.
   Ohne Feedback keine Verbesserung. Innerhalb der Gilde fördern wir ein Umfeld der Ehrlichkeit und Transparenz. Wir nutzen regelmäßige und „kleine" Retrospektiven, um die Qualität und Relevanz der Gilden zu verbessern und effektiv zu bleiben. Retrospektiven sind für uns eine Chance zum Lernen. Ohne Ehrlichkeit keine Transparenz, ohne Transparenz keine Inspektion, ohne Inspektion keine Verbesserung.
   
   
6. Schaffe eine gemeinsame Vision.
   Wir arbeiten nicht nach einem detaillierten Plan. Gemeinsam mit allen Beteiligten haben wir eine Vision unserer Gilde entwickelt mit Prinzipien, die wir fördern möchten. Der Weg, um diese Vision umzusetzen, ist dabei flexibel. Unsere Motivation entsteht durch die Vision, Entschlossenheit und dem Mut uns davon zu lösen, streng einem Plan zu folgen oder ein Modell zu kopieren. Die Teilnehmenden, ihre Anliegen und die Interaktion stehen an erster Stelle, Modelle und Prozesse kommen danach.
   
   
7. Klarheit schaffen statt durch Details verwirren.
   Mehr Bürokratie hilft uns nicht, flexibler zu werden. Es heißt ‚weniger sei mehr' und das trifft auch in unserem Experiment zu. Statt die Beteiligten mit Informationen zu überschütten, schaffen wir Klarheit durch den Fokus auf das Wesentliche. So nutzen wir beispielsweise zur Kollaboration in Miro eine Vorlage der Community2. Dieses haben wir für unsere Anforderungen weiterentwickelt, um somit die Ergebnisse der Treffen klar darzustellen.

Fazit

Wir entdecken laufend neue Themen und Arbeitsweisen, um gemeinsam in den Austausch zu treten und andere bei ihren Fragstellungen und Anliegen zu unterstützen. Diese sieben Erkenntnisse sind nicht der einzige Weg, wie es funktionieren kann. Es ist der Weg, den wir gegangen sind.