Warum externes Projektmanagement oft der Schlüssel zum Unternehmenserfolg ist

In der heutigen Geschäftswelt spielen Projekte eine zentrale Rolle, um strategische Ziele zu erreichen und Innovationen voranzutreiben. Eine wichtige Entscheidung, die Unternehmen treffen müssen, ist die Wahl zwischen internem und externem Projektmanagement. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile. Wie Unternehmen sich entscheiden, hängt von ihren spezifischen Bedürfnissen und Umständen ab.

In diesem Artikel werden zunächst die Vorteile und Herausforderungen beider Ansätze vorgestellt, bevor wir uns den spezifischen Vorteilen des externen Projektmanagements widmen.

Internes Projektmanagement bezieht sich auf die Verwaltung und Leitung von Projekten, die vollständig innerhalb einer Organisation durchgeführt werden. Die Projektteams bestehen aus Mitarbeiter:innen und Ressourcen, die aus der Organisation selbst stammen.

Vorteile:

1. Tiefes Unternehmenswissen: Interne Projektmanager:innen kennen die Unternehmenskultur, die internen Abläufe, die strategischen Ziele und die Kommunikationswege. Dieses Wissen ermöglicht ein besseres Verständnis und eine bessere Abstimmung der Projekte mit den Unternehmenszielen.
2. Einfacherer Zugang zu internen Ressourcen: Mitarbeiter:innen haben direkten Zugriff auf interne Systeme und Daten, was die Effizienz steigern kann.
3. Langfristige Investition: Die Entwicklung interner Projektmanager:innen ist eine Investition in die Zukunft des Unternehmens. Durch Erfahrung sammeln diese Mitarbeiter:innen wertvolles Wissen, das hilft, zukünftige Projekte effizienter durchzuführen und abzuschließen. Außerdem bleiben interne Projektmanager:innen und Teams nach Projektabschluss in der Organisation und können langfristig die Projektresultate betreuen und weiterentwickeln.
4. Kostenkontrolle: Internes Projektmanagement kann kosteneffizienter sein, da keine zusätzlichen Honorare für externe Berater:innen anfallen.

Externes Projektmanagement meint die Beauftragung externer Berater:innen oder Dienstleister, die auf Projektmanagement spezialisiert sind, zur Verwaltung und Leitung von Projekten in einem Unternehmen. Oftmals wird für „externes Projektmanagement“ auch der Begriff Outsourcing von Projektmanagement, extern beauftragtes Projektmanagement oder externes PM-Consulting genutzt.

Vorteile:

1. Spezielle Expertise: Externe Projektmanager:innen sind oft Expert:innen auf ihrem Gebiet und bringen umfangreiche Erfahrung und Fachkenntnisse mit.
2. Unabhängigkeit und Objektivität: Externe Berater:innen haben eher die Möglichkeit, eine neutrale Sichtweise anzubieten. Zudem haben sie bessere Chancen, die Politik und Beziehungen zu umgehen, um objektive Entscheidungen treffen zu können.
3. Skalierbarkeit: Unternehmen können externe Projektmanager:innen flexibel nach Bedarf einsetzen, was besonders bei temporären Projekten oder in Spitzenzeiten von Vorteil ist.
4. Innovative Ansätze: Externe Experten:innen bringen oft viel Erfahrung und innovative Lösungen aus anderen Unternehmen und Branchen mit, die zur Verbesserung der Projektabläufe beitragen können.
5. Kundenorientierung: Da externe Projektmanager:innen darauf angewiesen sind, ihre Kunden zufriedenzustellen, sind sie oft bereit, sich an die Bedürfnisse und Erwartungen der Auftraggeber anzupassen.

Herausforderungen:

1. Kosten: Die Beauftragung externer Projektmanager:innen kann teuer sein, da in der Regel höhere Kosten anfallen.
2. Eingeschränkte Unternehmenskenntnisse: Externe Berater:innen müssen erst die spezifischen Prozesse, Kultur und Ziele des Unternehmens verstehen, was zu einem längeren Einarbeitungsprozess führen kann.
3. Kommunikationsbarrieren: Die Zusammenarbeit mit externen Beratern:innen kann zu Kommunikationsproblemen führen, insbesondere wenn diese nicht ständig vor Ort sind. Außerdem müssen externe Projektmanager:innen neue Kommunikationswege für sich und für ein Projekt aufbauen.
4. Abhängigkeit von Beratern:innen: Unternehmen können sich sehr auf die Expertise und Erfahrung der Berater:innen verlassen, ohne parallel intern die entsprechenden Kompetenzen aufzubauen. Wenn die externen Projektmanager:innen das Unternehmen jedoch verlassen, fehlt es an internem Know-how, um die Projekte oder Prozesse eigenständig fortzuführen. 

Die Entscheidung zwischen internem und externem Projektmanagement hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Art und Komplexität des Projektes, der verfügbaren internen Ressourcen und des Budgets. Letztlich gibt es keine Einheitslösung, und die Wahl sollte auf einer sorgfältigen Bewertung der individuellen Umstände und Ziele basieren. Viele Unternehmen versuchen, mit eigenem Personal das Projektmanagement abzudecken oder Projekte ohne ein Projektmanagement zu starten. Dies ist ein Fehler, der oft dazu führt, dass Projekte chaotisch laufen können oder keine Struktur haben. Ein:e externe:r Projektmanager:in kann strukturierte Prozesse und Fachkenntnisse einbringen, die für den Erfolg entscheidend sind. Daher lohnt es sich meiner Meinung nach, in ein externes Projektmanagement zu investieren, um Projekte effizient und reibungslos abzuwickeln.

Externes Projektmanagement ergibt Sinn, da externe Projektmanager:innen strukturierte Prozesse und Fachkenntnisse einbringen, die für den Erfolg entscheidend sind.

Externe Expert:innen bieten spezialisierte Expertise, Unabhängigkeit und innovative Ansätze, die intern oft fehlen.

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