Gewusst wie! Professionelles IT- und Projektmanagement

Projektmanagement und Kommunikation ist ein wesentlicher und häufig unterschätzter Erfolgsfaktor in Projekten. Nur wenige Projekte werden fristgerecht, in vollem Umfang und ohne Mehrkosten abgeschlossen. Eine wesentliche Ursache dafür sind Reibungsverluste bei der Kommunikation auf unterschiedlichen Ebenen. So werden Sie die Situation kennen: Sie sitzen mal wieder in einem Projektmeeting und es wird die Frage diskutiert „Warum ist unser Projekt gescheitert oder nicht so gelaufen wie es eigentlich sollte?"

Lag es an den fachlichen Fähigkeiten? Nein alle Mitarbeiter sind hervorragend im technischen Umfeld ausgebildet. Lag es an den Anforderungen? Nein, diese wurden eigentlich klar definiert. Der Mensch als Erfolgsfaktor im Entwicklerteam braucht heute mehr als nur IT-Fähigkeiten, denn interaktive Zusammenarbeit und agile Techniken werden immer wichtiger. Daher ist es von großer Bedeutung seine Führungs- und Kommunikationsqualitäten systematisch zu stärken und auszubauen.

Der Schlüssel zum Erfolg! Die wichtigsten Regeln zusammengefasst

1. Projekte richtig initiieren, planen, steuern.

Dies ist nicht mehr nur die reine Aufgabe des Projektleiters oder der Führungskräfte. Alle sind am Projekterfolg beteiligt und leiden darunter, wenn ein Projekt nicht richtig gemanagt wird und im Projekt wichtige Prozesse nicht korrekt oder gar nicht erledigt werden. Auch als Projektmitarbeiter ist es wichtig die Grundlagen zu beherrschen, um für den reibungslosen Ablauf eines Projektes sorgen zu können. Dabei können Ihnen verschiedene Methoden unterstützend zur Seite stehen.

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2. Anforderungen richtig ausarbeiten

Den Kunden gut beraten, seine Anforderungen vollständig aufnehmen und richtig umsetzen, ist in jedem Projekt eine erfolgskritische Herausforderung. Wichtig ist, Anforderungen richtig zu ermitteln, zu dokumentieren und zu verwalten. Je besser das Anforderungsmanagement gelingt, desto weniger wird Zeit und Aufwand vergeudet und umso höher ist die Akzeptanz der erbrachten Ergebnisse.

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3. Qualität des Projekts gewährleisten

Es ist wichtig alle Prozesse im Projekt klar zu definieren und zu kontrollieren, um die Qualität in den Projekten gewährleisten zu können. Im Bereich der IT-Serviceprozesse hat sich der ITIL®-Standard international eindeutig durchgesetzt. Um die strategische Ausrichtung und operative Steuerung der IT erfolgreich zu gestalten, ist eine Transparenz in Form von ausgewählten Kennzahlen unerlässlich. Basis hierfür ist ein professionelles IT-Controlling. Auch die Projektkosten sollten Sie immer im Auge behalten, um die Ziele eines Projektes termingerecht und innerhalb der geplanten Kosten zu erreichen. Eine Transparenz über den Fortschritt des Projektes in allen Phasen ist unerlässlich. Ein weiterer entscheidender Qualitätsfaktor bei Software-Entwicklungsprojekten ist das Testen von Software-Projekten. Mit dem Testen wird bei vielen Projekten leider viel zu spät begonnen. Dabei sollte ein professionelles Testmanagement über alle Phasen eines Projekts hinweg durchgeführt werden.

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4. Flexibel reagieren

Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, welches in einem sich dynamisch verändernden Umfeld agiert, dann können die klassischen Projektmanagementmethoden schnell an ihre Grenzen geraten. Wenn Sie flexibler und schneller in Ihren Projekten werden wollen, dann ist die Scrum-Methode die richtige Wahl.
Ein anderer Ansatz, um die Flexibilität in den Prozessen zu erhöhen ist die Kanban-Methode, die sich in der Industrie und Fertigung seit Jahrzehnten bewährt hat. Dieser Ansatz kann auch erfolgreich im IT-Bereich eingesetzt werden.
Weiterhin ist es wichtig Methoden und Tools zu kennen, um sich selbst so zu steuern, dass Sie effektiver und effizienter Ihre Zeit nutzen können. Nur wenn es Ihnen selbst gut geht, können Sie auch einen wichtigen Beitrag zum Projekterfolg leisten.

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5. Krisen bewältigen

Größere Projekte verlaufen nur sehr selten gänzlich ohne Probleme und haben schwierigere Phasen. Wichtig für Sie ist, dass Sie wissen, wie Sie Krisen im Vorfeld möglichst vermeiden können und wie Sie als Krisenmanager ein in die Krise geratenes Projekt noch zum Erfolg führen können. Allein das Wissen zu diesem Thema steigert Ihre eigene Souveränität und Gelassenheit im Projektalltag.
Bei jedem Projekt gibt es naturgemäß potenzielle Risiken. Sowohl als Projektmitarbeiter wie auch als Projektleiter ist es wichtig für Sie zu wissen, wie Sie Risiken erkennen und bewerten können, wie Sie mit Ihnen umgehen bzw. mit welchen Maßnahmen Sie Ihnen begegnen können.

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6. Kommunikation fordern und fördern

Projekterfolg und wird häufig in seiner Bedeutung unterschätzt. In Projekten ist es wichtig zu wissen, wie Jour Fixes, Kick Offs, Lenkungsmeetings, Lessons Learned Workshops, etc. effektiv und effizient durchführt werden. Darüber hinaus benötigen Sie Kompetenzen im Bereich Gesprächsführung, Moderation und Präsentation.
Bei schwierigen Rahmenbedingungen, Rangeleien und Machtspielchen, offenen und verdeckten Konflikten reichen die rein fachlichen Projektmanagementkompetenzen oft nicht aus. Daher ist es wichtig zu wissen, wie Sie Projekte im schwierigen Umfeld erfolgreich zum Erfolg führen und mit dem Faktor Mensch im Projekt richtig umgehen.

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7. Konflikte erkennen und auflösen

Solange es vor allem um die rein technischen und fachlichen Belange geht, in denen man sich gut auskennt, sind die meisten IT-Experten in ihrem Element. Wenn die Ursachen der Probleme auf der sozialen Ebene liegen, sind sich viele unsicher und wissen nicht wie man damit am besten umgeht. Wenn es Ihnen auch manchmal so geht, dann können Ihnen mit entsprechenden Methoden helfen, souverän alle Arten von Problemen auf der sozialen Ebene strukturiert anzugehen und nachhaltig zu lösen.
Meinungsverschiedenheiten aufgrund unterschiedlicher Standpunkte und Sichtweisen oder Missverständnisse sind Projektalltag und in der Regel kein Problem. Im Gegenteil! Heikle Themen müssen angesprochen und sollten nicht unter den Teppich gekehrt werden. Wenn daraus allerdings massive Konflikte werden und das ganze Projekt möglicherweise gefährdet wird, dann besteht professioneller Handlungsbedarf. Wichtig zu wissen ist, wie Sie Konflikte vermeiden bzw. auflösen können, damit Sie für alle konfliktbehafteten Situationen gewappnet sind.
Die Anforderungen an Menschen in der IT werden immer umfassender. Die meisten versuchen dem durch immer mehr Einsatz und Engagement gerecht zu werden. Wenn neben beruflichen Herausforderungen auch zusätzliche Belastungen hinzukommen und man nicht auf seine Grenzen achtet, kann das aber zu gesundheitlichen Problemen führen. Gerade die Ansprüche, die wir an uns selbst stellen, können leicht zu einer Überlastung führen. Dies frühzeitig bei sich selbst oder auch bei seinen Mitarbeitern zu erkennen ist von besonderer Bedeutung.

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8. Besondere Fähigkeiten in der Führungsposition

Die Führung von Menschen in Teams, Gruppen und Abteilungen ist immer eine Herausforderung. Dabei ist es wichtig, das gesamte soziale System zu berücksichtigen und alle relevanten Faktoren zu sehen. Was kann ich tun? Was werden die wahrscheinlichen Auswirkungen meines Handelns und meiner Entscheidungen sein?
Dabei hilft Ihnen das „systemische Denken". Hier werden Ihnen die Zusammenhänge in sozialen Systemen verständlich. Sie erhalten einen zusätzlichen Fokus für mögliche Ursachen und vor allem mehr Ansatzpunkte, um erfolgreicher führen zu können. Bei zunehmender Selbstorganisation und größeren Entscheidungsfreiheiten von Einzelnen und Teams wird dieses Know-how immer wichtiger.
Im Bereich des IT-Managements geht es um die strategische Ausrichtung und die operative Steuerung der Informationstechnologie für ein Unternehmen. Ein fundierter Überblick über die Aufgaben und Vorgehensweisen im ITManagement ist von besonderer Wichtigkeit.

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