– weg von einer „klassischen Hierarchie", hin zu einer „eigenständigen Verantwortung von Teams" bei der Umsetzung von IT-Vorhaben –

Einleitung:

Unternehmen sind am Markt einem enormen Innovationsdruck und immer kürzeren Innovationszyklen ausgesetzt. Dadurch muss die Umsetzung von Fachanforderungen in IT-Lösungen immer schneller bei gleichem Qualitätsanspruch erfolgen. Daraus resultierend besteht für IT-Unternehmen kontinuierlich die Frage, wie sie Ihre Organisation dahingehend anpassen und optimieren können.

Die Modelle der klassischen Vorgehensweisen und Management-Hierarchien stoßen hier auf ihre Grenzen und werden immer öfter durch „agile Vorgehensweisen“ mit neuen Management-Strukturen ergänzt oder sogar ersetzt.

Dies betrifft im Besonderen die Etablierung flacher Unternehmens- und Projekthierarchien mit eigenständiger Verantwortung durch die Mitarbeiter, auch mit Bezug für „mobiles Arbeiten“ aufgrund der aktuellen Corona-Lage.

Das Modell Holacracy kann hierzu einen Beitrag für die Weiterentwicklung der Unternehmensorganisation und des Vorgehens in IT-Projekten bieten.

Motivation/Zielsetzung:

In Folge der heutigen, volatilen, politischen, gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und den daraus resultierenden Anforderungen an die Unternehmen ist eine an die aktuellen Bedürfnisse angepasste und operativ schnell einsetzbare Bereitstellung von IT-Anwendungen von entscheidender Bedeutung, um dem rapiden Wandel gerecht zu werden.

Holacracy bietet hierzu eine Möglichkeit für die Weiterentwicklung der Organisation in Unternehmen und Projekten für die IT-Bereitstellung für Fachthemen an, um ein „Mehr“ an organisatorischer Agilität bei der Planung und der Realisierung mit einer kürzeren Ergebniserreichung eines produktiven Einsatzes zu erreichen. 

Ausgangslage und Option:

​Ausgehend ist der generelle Ansatz, die agile Umsetzungsqualität in Unternehmen/Projekten weiter zu verbessern und zu organisieren.

Problem: Wenn zuerst viele Management-Ebenen um Erlaubnis für Veränderung befragt werden müssen, vergeht häufig viel Zeit.

Gerade Unternehmen, die sich in schnell verändernden Branchen wie im Technologie- oder Software-Bereich wiederfinden, könnten von einem „Holacracy-Ansatz“ profitieren.

Dies bedingt aber, dass das Management selbst von dieser Organisationsstruktur überzeugt ist. Die Mitarbeiter im Unternehmen müssen unterstützt werden, um in ihrem Bereich Aufgaben selbstständig und verantwortungsvoll zu übernehmen.

Im Gegenzug besteht aber auch die Verpflichtung der involvierten Mitarbeiter für eine zielgerichtete und ergebnisorientierte Arbeit (inhaltlich und terminlich) mit Kommunikation des jeweiligen Fertigstellungsgrades.

Struktur von Holacracy

Rollen statt Stellenbeschreibungen:

Eine wesentliche Organisationskomponente im Vorgehen Holacracy sind die Rollen.

Grundsätzlich:

Holacracy unterscheidet zwischen Rollen und den Menschen, die sie ausfüllen, da eine Person zu jeder Zeit mehrere Rollen innehaben kann.

Definition der Rollen erfolgt auf Basis: klare Zuordnung eines Namens, eines Zwecks, optionaler "Domänen" zur Kontrolle und Verantwortlichkeiten, bei denen es sich um fortlaufende Aktivitäten handelt.

Hinweis:

Rollen werden von jedem Kreis oder Team über einen kollektiven Governance-Prozess definiert und regelmäßig aktualisiert, um sich an die sich ständig weiterentwickelnden Bedürfnisse der Organisation anzupassen.

Die vier festen Rollen und ihre Funktionen

• Lead Link: Vergabe von Rollen
• Rep Link: Lösen von Spannungen innerhalb eines Kreises; den Kreis in Besprechungen mit „höheren“ Kreisen vertreten
  
• Facilitator: Leiten von Besprechungen der Kreise untereinander nach der Holacracy-Struktur
  
• Sekretär: Planung und Dokumentation von Besprechungen, Übersicht von Rollen aktuell halten

Beispiel Rolle: 

Kreisstruktur:

Holacracy strukturiert die verschiedenen Rollen in einer Organisation in einem System von selbstorganisierenden, aber nicht selbstgesteuerten Kreisen.

Übersicht Kreisstrukturen:

Kreise sind hierarchisch organisiert und jedem Kreis werden von seinem „breiteren Kreis“ ein klarer Zweck und Verantwortlichkeiten zugewiesen.

Beispiel Kreis:

Jeder Kreis hat die Autorität, sich intern selbst zu organisieren, um seine Ziele bestmöglich zu erreichen.

Kreise führen ihre eigenen Governance-Meetings durch, weisen Mitgliedern Rollen zu und übernehmen die Verantwortung für die Durchführung von Arbeiten in ihrem Autoritätsbereich (Inhalte und Termin).

Die Kreise sind durch zwei Rollen verbunden, die als "Lead Link" und "Rep Link" bekannt sind.

Governance-Prozess

Jeder Kreis verwendet einen definierten Governance-Prozess, um seine eigenen Rollen und Richtlinien zu erstellen und regelmäßig zu aktualisieren.

Holacracy spezifiziert einen strukturierten Prozess, der als "integrative Entscheidungsfindung" bekannt ist, um Änderungen in der Governance vorzuschlagen und Vorschläge anzupassen, freizugeben oder abzulehnen.

Es handelt sich um kein konsensbasiertes System und kein auf Zustimmung basierendes System. Holocracy integriert den relevanten Input von allen Parteien und stellt sicher, dass die vorgeschlagenen Einwände gegen diese Änderungen in den Bedürfnissen der Rollen und der Organisation verankert sind. Die persönlichen Präferenzen oder das Ego der beteiligten Menschen sollen dabei außen vor bleiben.

Mögliche Vorteile von Holacracy

Holacracy kann die Agilität, Effizienz, Transparenz, Innovation und Verantwortlichkeit innerhalb einer Organisation und in der Realisierung von IT-Vorhaben verbessern.

Der Ansatz ermöglicht es Teammitgliedern, eigene Initiative zu ergreifen. Somit wird den Mitarbeitern ein Prozess an die Hand gegeben, in dem ihre Vorschläge und Ideen zu fachlichen und organisatorischen Themen platziert werden können.

Die Zuordnung der Verantwortlichkeit reduziert die Belastung der Führungskräfte. Kommunikations- und Entscheidungsprozesse können beschleunigt werden:

• Kontinuierliche Verbesserung:
  Durch den ständigen Austausch können Prozesse fortlaufend optimiert werden.
• Transparenz:
  Jede:r weiß über Vereinbarungen, Rollen und Verantwortlichkeiten Bescheid. Wenn nicht, kann man sich die Informationen jederzeit holen.
  
• Flexibilität:
  Treten Konflikte oder Probleme auf, kann schnell reagiert werden. Dies betrifft nicht nur Abläufe und Arbeitsprozesse, sondern auch Rollen innerhalb eines Kreises.
  
• Talente stehen im Vordergrund:
  Jede Person agiert nach eigener Kompetenz und Talenten.
  
• Holacracy macht damit den Einzelnen mehr für sein eigenes Denken und Handeln verantwortlich.
  

Mögliche Nachteile von Holacracy:

• Komplexität:
  Um „Holacracy“ erfolgreich umzusetzen, müssen alle Regeln eingehalten werden. Die Einführung eines solchen Systems ist daher sehr komplex und zeitintensiv.
• Regelwerk:
  Das Management muss das Regelwerk aktiv unterstützen/zeichnen.
  (Beachten: Sicht Auftraggeber/Auftragnehmer)
  Mitarbeitende erhalten eine weitergehende, eigenverantwortliche
  Kompetenz zugestanden.
  

Fazit

Für grundlegende und neue fachliche Anforderungen, auch im Kontext neuer Geschäftsmodelle, kann Holacracy deutliche Vorteile bieten. Zwingend vorauszusetzen ist dabei eine organisatorische Bestätigung und Unterstützung für die Etablierung durch das Management.

Das Modell „Holacracy“ ist nicht für „alle“ IT-Vorhaben geeignet. Für bestehende, komplexe IT-Anwendungen mit gesetzlichen Vorgaben zu festgelegten Inhalten und Terminen empfiehlt sich weiter eine „klassische“ oder hybride/agile Vorgehensweise. Zudem muss Holocracy aktiv in eine Organisation eingeführt und von Mitarbeitern aller Hierarchieebenen akzeptiert werden.

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