Kickoff – eine Chance für den nachhaltigen Projekterfolg

Um es vorweg zu nehmen: Der Begriff Kickoff taucht natürlich auch außerhalb des Projektbereichs auf. Allgemein kann man unter dem Begriff Veranstaltungen subsumieren, die den Startschuss für ein Vorhaben darstellen.  

Häufig wird im Projektmanagement darunter zunächst einmal ein Meeting verstanden, in dem Entscheider den Grundstein für eine Projektinitialisierung legen. Mit anderen Worten: Die Projektidee wird im Rahmen einer kleinen, schwerpunktmäßig mit Entscheider:innen besetzten Runde durchdacht, um überhaupt grünes Licht für den Start einer (Vor-)Planung oder Evaluierung der Projektidee zu geben. Hierbei steht zunächst einmal der Gedanke im Vordergrund, ob ein Projekt unter Abwägung von Kosten und Risiken überhaupt nutzenstiftend sein könnte.

Daneben versteht man darunter ebenso ein Event, welches zeitlich zwischen abgeschlossener (Vor-)Planung und dem Start der Projektdurchführung steht. Um diese Art der Auftaktveranstaltung geht es im Folgenden.

Den Zielen der Kickoff-Veranstaltung kann man sich nähern, indem man die Frage beleuchtet, wann ein solches Meeting erfolgreich ist. Vielleicht könnte man sagen, dass es eine hilfreiche Veranstaltung war, wenn 

• die Teilnehmer​:innen das oder die Projektziele am Ende des Kickoffs verinnerlicht haben und vor allem mittragen
• das Projektteam sich kennengelernt hat
• der Projektrahmen bekannt ist (insbesondere der Zeitverlauf mit wesentlichen Meilensteinen)
• die Regeln der Zusammenarbeit definiert sind.

• jeder sollte zudem seine individuelle Rolle im Projekt verstanden haben
• ein nicht zu unterschätzendes Ziel sollte auch sein, dass das Team hochmotiviert mit der Projektarbeit startet.
  

Bei dem Kick-Off handelt es sich um die personell umfangreichste Veranstaltung im Rahmen eines Projekts, da diese im Plenum erfolgen sollte. Die (designierte) Projektleitung als Veranstalter:in muss genau darauf achten, dass niemand bei der Einladung übersehen wird. Idealerweise nehmen neben dem eigentlichen Projektteam zudem weitere Stakeholder teil. So könnte beispielsweise ein hoher Unternehmensvertreter durch die Anwesenheit die Wichtigkeit der Veranstaltung und somit auch des Projekts für das Unternehmen unterstreichen. Eine solche Ressource könnte daneben hilfreich dazu beitragen, die Außensicht auf das Projekt den Anwesenden transparent zu machen.

Zur Unterstützung kann die Projektleitung eine:n Moderator:in mit hinzuziehen. Die Projektleitung bleibt dabei aber dennoch durchführungsverantwortlich.

Wie bei jedem Meeting gilt auch für das Kickoff, dass es eine durch die Projektleitung vorbereitete Agenda gibt. Kennen sich die Teilnehmenden bislang nicht oder nur oberflächlich, so ist zu einer Vorstellungsrunde zu raten. Sodann sollten wichtige Eckdaten zu dem Projekt vorgetragen werden. Inhaltlich sind dazu die Projektziele, Rahmenvorgaben, Organigramm sowie wesentliche Termine zu nennen.

Idealerweise kann man die Unternehmensführung dazu gewinnen, an dieser Stelle mit einer Key-Note das Projekt als solches und insbesondere dessen Wichtigkeit herauszustellen.

Die teambezogenen Aspekte, wie etwa die Regeln der Zusammenarbeit, regelmäßige Meetings, etc. können in diesem Rahmen gerne workshopmäßig zusammen mit dem Team oder besser noch durch das Team erarbeitet werden.

Jederzeit sollte Gelegenheit gegeben werden, offene Fragen zu klären.

Da es sich bei dem Kickoff um ein herausstechendes Meeting handelt, kann gerne der Rahmen etwas außergewöhnlicher sein. Vielleicht kann ein besonderer Rahmen, außerhalb der üblichen Arbeitsumgebung, gefunden werden oder es findet sich ein Sponsor für ein Rahmenprogramm, das geeignet ist, um die Teamzusammenfindung zu unterstützen. Das Kickoff war erfolgreich, wenn danach alle Beteiligten das Projekt verstanden haben und motiviert mit der Projektarbeit beginnen.

Die Dauer sollte angemessen anhand der Projekt- und Teamgröße gewählt werden. Für ein kleines Projekt mit kleinem Team reichen etwa zwei oder drei Stunden, für große Projekte kann auch eine Dauer über einen ganzen Tag oder zwei Tage angemessen sein.

Über die Außenwirkung sollte sich der Projektleiter Gedanken machen. Im Sinne des Projektmarketings ist es empfehlenswert, Dritten einen Einblick zu verschaffen. Insbesondere eignet sich dazu eine Berichterstattung im Intranet, internen Newsletter oder ein Blogeintrag.