Project Inception – einfach richtig anfangen!

Kennen Sie das auch? Die viel zitierte Angst vor der weißen Leinwand? Das seltsame Bauchgefühl vor dem Sprung in unbekannte Gewässer oder die Unsicherheit vor dem Besuch einer fremden Party? Das berühmte Sprichwort „Aller Anfang ist schwer“ trifft in so vielen Fällen zu und ich kann es in meinem Alltag als Projektmanager nur unterstreichen. Nach vielen Projekten geht es mir mit jedem Einstieg oft ganz genauso. Am liebsten würde man direkt starten, aber oft fehlt noch das gute Gefühl der richtigen Ausrichtung, der passende Rhythmus und das gewohnte Umfeld mitsamt dem wunderbaren Team-Spirit aus dem letzten Projekt. Jetzt heißt es erstmal, sich einstimmen, eine Vision formulieren, die richtigen Ziele identifizieren, neue Chancen entdecken, erste Risiken abwägen und neben dem selbstverständlichen Stakeholder-Management auch das neue Team einschwören. Immer wieder herausfordernd, aber damit für mich auch eine der spannendsten und auch interessantesten Phasen im gesamten Projektablauf. Ich finde, es hat denselben Reiz, Neuland zu entdecken und sich auf ein großes Abenteuer einzulassen. Und gleichzeitig auch etwas Inspirierendes und Kreatives. 

Damit passt auch das berühmte Zitat von Hesse, „in jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“. Mit etwas Neuem beginnen, die alten Pfade endlich verlassen und mit etwas Gründergeist erste Ideen sammeln. Am allerbesten mit einem neuen Team und viel frischem Schwung! Doch wie und wo anfangen? In der Phase des Neuanfangs heißt es erstmal, sich orientieren, die Ausgangssituation besser verstehen, Herausforderungen erkennen und die eine alles entscheidende Frage nach dem „Warum“ stellen. Es geht darum, den Nutzen und den Zweck seiner Mission zu erkennen. 

Den Begriff Inception kann man am besten mit Beginn, Auftakt, Gründung oder Inkrafttreten übersetzen. Project Inception ist eine vorbereitende Phase in Projekten, um die eigentliche Motivation zur Durchführung auszuarbeiten. Im Kern geht es darum, den wirklichen Nutzen herauszufinden und damit die Frage nach dem Warum zu klären. Bevor wir loslegen, sollte uns klar sein, wozu es das Projekt gibt und weshalb es so wichtig ist. Erst danach sollte man sich damit beschäftigen, welche Ergebnisse erwartet werden, was alles im Detail erreicht werden soll und wie man am besten dort hinkommen wird. Im Prinzip genau wie der „Golden Circle“ von Simon Sinek beschrieben wird: „Start with Why“ - immer mit der Frage nach dem Warum starten. Und genau das machen wir in der Project Inception Phase. Wir formulieren eine überzeugende Antwort auf die Frage nach dem Zweck und unserer Motivation. 

Wie oft geht uns in Organisationen und auch im Projektalltag unser „Warum“ verloren. Es wird überlagert von operativer Hektik, es wird verschüttet oder wir übersehen es einfach. Dabei ist es genau das, was uns weiter vorantreibt - auch im Projekt. Ich erinnere mich an ein Meeting, in dem mehrere Projektleiter eingeladen worden sind und jeder sein Projekt kurz vorstellen musste, um es an ein Team zur produktiven Betriebseinführung zu übergeben. Jeder Projektleiter hatte dazu bis zu 10 Minuten Zeit und die meisten erklärten mit vielen bunten Folien, was ihr Projekt im Scope abdeckt, wie lange daran gearbeitet wurde, wie erfolgreich es mit welchen umfangreichen Tests abgenommen wurde und was damit zukünftig alles besser werden kann. Offen gesagt, hat mich manch Redefluss ermüdet und ich kann mich nur noch an ganz wenige Inhalte erinnern. Bis auf einen: Dort wurde in wenigen Sätzen erklärt, was passiert wäre, wenn das Projekt nicht mehr rechtzeitig im Unternehmen fertig geworden wäre. Ich kann mich erinnern, dass es sich um ein regulatorisches Vorhaben handelte, das streng von den Aufsichtsbehörden kontrolliert wurde und drastische Geldstrafen in Millionenhöhe drohten. Ohne alles im Detail verstanden zu haben, wurde mir aber die eine glasklare Botschaft des „Warums“ kurz und knapp erklärt. Und das motivierte nicht nur das Projekt, auch allen anderen im Meeting wurde deutlich, weshalb die Betriebseinführung so wichtig ist. Noch Monate später habe ich Meeting-Teilnehmer getroffen, die mir berichtet haben, dass das „Ding“ weiter am Laufen gehalten werden muss, ansonsten gibt es Ärger und am Ende muss unser Unternehmen viel zahlen. Die Frage nach dem „Warum“ ist nicht nur richtungsweisend und motivierend, sie ist auch prägnant und nachhaltig. Sie begleitet uns bis zum Projektende und wir kehren immer wieder gerne zu ihr zurück. 

Zur Phase Project Inception gehört auch, eine Projekt-Vision auszuarbeiten, mögliche Lösungen zu identifizieren und erwartete Ergebnisse zu dokumentieren. Um loslegen zu können, würde ich folgende drei Schritte empfehlen:

1. Klären Sie die Erwartungen

• Setzen Sie sich mit Ihren Stakeholdern auseinander.
• Bis wann und für wen wird eine Lösung gebraucht?
• Was muss unbedingt erreicht werden?
• Wo möchten wir am Ende stehen?

2. Bereiten Sie sich gut vor

• Nehmen Sie sich Zeit, um Ausgangspunkt und Ziele zu analysieren.
• Wer soll mit auf unser Projekt?
• Wie geht es mir, uns und allen anderen?
• Was darf niemals passieren?

3. Kümmern Sie sich um den Auftrag

• Holen Sie sich Rückendeckung und klären Sie das Budget.
• Wer hat am Ende etwas davon?
• Weshalb ist die Umsetzung so wichtig?
• Was würde passieren, wenn wir scheitern?

Mit den meisten Fragestellungen tauchen wir in das Thema ein, beschäftigen uns intensiver damit, analysieren und lernen neue Menschen kennen. Und viel wichtiger: Wir versetzen uns damit in die Zukunft und stellen uns Abläufe und Ergebnisse vor. Das hilft enorm, um Sicherheit für die noch ungewohnte Situation zu gewinnen und sich gleichzeitig auch mehr und mehr auf das mögliche Ergebnis zu freuen.

Als weiteren Tipp empfehle ich, viele von den gefundenen Antworten zu notieren und über den gesamten Projektablauf aufzubewahren. Es kann in manch schwierigen Situationen im weiteren Verlauf helfen, darauf zurückzugreifen und es ist ganz sicher ein schönes Gefühl, am Ende reflektieren zu können, wie viel man davon erreicht hat.

Es gibt Fälle, da ist vieles von dem zuvor Beschriebenen schon im Vorfeld klar und muss nicht lange bearbeitet werden. Dann genügt schlussendlich nur noch eine saubere Formulierung und klare Dokumentation in den Unterlagen. Machen Sie einfach eine simple Nagelprobe: gelingt es Ihnen, die Projektvision als „Elevator Pitch“ im Sinne einer kurzen Story kurz und prägnant zu formulieren? Mitsamt der Antwort auf die Warum-Frage? Falls ja, sollten Sie darauf zurückgreifen und als Möglichkeit nutzen, direkt zu starten. Falls nicht, würde ich Ihnen die weiter unten beschriebenen Maßnahmen für eine gute Projekt Inception ans Herz legen.

Wie umfangreich und mit welchem Zeitraum man für eine Project Inception planen sollte, hängt selbstverständlich vom Projektumfang ab. In jedem Fall würde ich empfehlen, mit mindestens einigen Wochen und vielen wichtigen Menschen ausreichend Zeit zu investieren, um möglichst gemeinsam die folgende Checkliste zu bearbeiten:

Vision und Nutzen

• Workshops zu „Wozu gibt es das Vorhaben?“
• Vision Sessions (Visionsarbeit)
• Analyse Zielgruppe
• Formulierung Zielbild

• Projektdokumentation durch
     ▫ Project Canvas
     ▫ Briefing/Projektsteckbrief
     ▫ Terms of Reference
• Projektvision
• Ziele und Scope

• Interne Kommunikation an relevante Stakeholder
• Projekt-Marketing
• Öffentlichkeitsarbeit

Darüber hinaus können natürlich auch nach Belieben noch weitere vorbereitende Maßnahmen durchgeführt werden, um gegebenenfalls die Problemstellung sowie mögliche Lösungsszenarien besser zu erfassen, wie z. B. Strukturanalysen, Machbarkeitsstudien, Szenariotechniken, SWOT-Analysen oder Design-Thinking-Methoden.

Im Kern reicht es aber völlig aus, sich mit dem Wesentlichen zu beschäftigen, bis man die Antwort auf das berühmte „Warum“ gefunden hat und es dokumentieren kann. Ganz ähnlich, wie man in seinem tiefsten Inneren endlich die Antwort darauf gefunden hat, warum man immerzu auf seine weiße Leinwand blickt oder warum man eigentlich auf dieser fremden Party ist.

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