Kanban – Mehr als eine Sammlung von Post-Its auf dem Whiteboard?

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„Es tut sich was in der IT", „Wir leben in einer VUCA Welt" und „sind Sie agil genug für das neue Jahrzehnt?" Das sind immer wieder Sätze, die ich als Junior Projektmanager in Projektmanagementartikeln lese. Natürlich sind die agilen Vorgehensmodelle auf dem Vormarsch und es ist vollkommen richtig, dass sich die Welt immer schneller ändert und damit auch die Anforderungen unserer Kunden. Häufig wird aus Managementkreisen dann der Beschluss gefasst, das nächste Projekt agil zu gestalten, um das Tempo der Anforderungsänderungen und nicht zuletzt der Konkurrenz mitgehen zu können. Ohne eine gut strukturierte Team(selbst)organisation leidet die Stimmung in den Teams stark. Schnell fällt in diesem Kontext der Begriff „agiler Hype". Eine Lösung zur effizienten Teamselbstorganisation stellt Kanban dar. 

ToDo, Work in Progress, Done"​..... 

… das sind die drei großen Überschriften auf dem Kanbanboard, die jeder kennt. Aber Kanban bietet viel mehr als die reine Visualisierung des Arbeitsfortschritts. Zunächst einmal ist Kanban kein Hype Thema mehr. 1947 wurde Kanban in Japan als ein Bestandteil des Toyota Production System entwickelt und diente dem japanischen Autobauer als Kontrollsystem, ob z.B. alle Bauteile eines Lagerbereiches, welche für den nächsten Bauschritt am Auto erforderlich sind, aus dem Lager entnommen wurden. Heute in der IT ist das Kanbanboard eines der am häufigsten verwendeten Visualisierungsmöglichkeiten für den Arbeitsfortschritt. Auch ich nutze ein Kanbanboard für die tägliche Organisation meiner Arbeit.

Das eigentliche Ziel von Kanban ist es, den Fluss einer Arbeitskarte, also einer Aufgabe, durch die einzelnen Prozesse und Kontrollstrukturen zu optimieren. Dabei ist es besonders wichtig, die angefangene Arbeit zu begrenzen.

 Die vier Grundprinzipien, die Kanban nutzt:

  1. Starte mit dem, was du gerade machst.
  2. Strebe inkrementelle, evolutionäre Veränderungen an. 
  3. Respektiere aktuelle Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Titel. 
  4. Fordere Führung und Verantwortungsbewusstsein auf allen Ebenen.

Seitdem ich meine Aufgaben durch das Kanbanboard visualisiere, fällt es mir viel leichter, den Überblick über meine Aufgaben zu bewahren und die wichtigen Aufgaben zu priorisieren. Zudem lässt sich leicht beobachten, welche Aufgabe wie schnell bearbeitet wird. So habe ich messen können, in welchen Bereichen ich mich verbessern sollte. Der wichtigste Lerneffekt war, dass ich viel produktiver bin, wenn ich versuche, mich nur auf wenige angefangene Aufgaben zu beschränken, sei der ToDo-Stapel noch so groß (Grundprinzip 1). 

Probieren Sie es doch einfach selbst aus

Schreiben Sie jede Ihrer aktuell angefangenen Aufgaben auf einen Klebezettel. Wie viele sind es bei Ihnen? Kanban schreibt hier keine expliziten Grenzen vor. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass ein Teammitglied, welches nur zwei Aufgaben gleichzeitig bearbeiten muss, bedeutend effizienter arbeitet als jemand mit vier Aufgaben.

Wie setze ich Kanban erfolgreich in der Praxis ein? 

In einem Kundenprojekt wurde das agile Vorgehen mit Scrum vom Management vorgeschrieben. Die meisten Mitarbeiter waren nicht hinreichend geschult und die Stimmung in den Teams wurde zunehmend schlechter. Die Herausforderung war, dass die Teams unterschiedliche Arbeitsgeschwindigkeiten hatten und somit die Lieferverzögerung des einen Teams, die Sprints des anderen beeinflusste. Die Einführung von Scrum und die damit verbundene radikale Veränderung des Vorgehens war nicht ausreichend vorbereitet worden.
Ein Team beschloss daraufhin
​​Kanban anzuwenden. Da dieses Vorgehensmodell bestehende Prozesse und Rollen respektiert und evolutionäre Veränderungen anstrebt (Grundprinzip 2 & 3), konnten die Teams vorerst wieder wie gewohnt arbeiten. Die Prognosen zum zeitlichen Verlauf des Arbeitsfortschritts wurden nach und nach präziser und die Vorgehensweise inkrementell optimiert. So entwickelte sich ein robustes System und der Fluss wurde deutlich verbessert.

Nicht zuletzt sind Teammitglieder, welche sich mit dem Produkt, an dem sie arbeiten, identifizieren, motivierter. Diese intrinsische Motivation wird durch die Übertragung von Verantwortung (Grundprinzip 4) erreicht. Ein agiles Team sollte selbstbestimmt agieren und jedes Teammitglied sollte die geleistete Arbeit in regelmäßigen Abständen betrachten und bewerten. In Scrum findet dazu nach jedem Sprint die Retrospektive statt. In Kanban ist dafür kein spezielles Meeting vorgesehen, aber es gibt im Kanban-Framework Kernpraktiken, welche verwendet werden sollen. In den Kernpraktiken fünf und sechs geht es um die Verbesserung durch Feedback und die Übernahme von Verantwortung. 

Die 6 Kernpraktiken in Kanban 

  1. Visualisiere die Arbeit
  2. Begrenze die Menge der angefangenen Arbeit
  3. Miss und steuere den Fluss
  4. Mache die Regeln für den Prozess explizit
  5. Implementiere Feedbackzyklen
  6. Führe gemeinschaftlich Verbesserung durch

Die Kernpraktiken 1-4 sind alle mit dem Kanbanboard umsetzbar.

Hier ein kurzer Vorschlag für die Umsetzung: 

Die Arbeit wird auf Karten geschrieben und in die entsprechende Spalte gehängt. Beginnt ein Teammitglied mit der Arbeit an dieser Karte, klebt sie oder er seine Markierung (zum Beispiel einen farbigen Aufkleber) auf die Karte. Jedes Teammitglied hat maximal zwei farbige Aufkleber zur Verfügung. So wird die Anzahl der Aufgaben jedes Einzelnen begrenzt (Kernpraktik 2). Alternativ könnte auch die Anzahl der in einer Spalte befindlichen Karten begrenzt werden, wenn es eine feste Zuordnung von Spalten auf dem Kanbanboard zu einem Mitarbeiter gibt. Für die Messbarkeit des Flusses gibt es verschiedene Metriken: 

  • Durchlaufzeit
  • Wartezeit
  • Durchsatz 
  • kumulativer Fluss

Für die gemeinschaftliche Arbeit an einem Kanbanboard bedarf es expliziter Regeln, welche vom gesamten Team beachtet werden müssen:

Wann darf eine Arbeitskarte in die nächste Spalte gehängt werden und von wem?
Gibt es Akzeptanzkriterien und wie werden sie getestet?
Diese und weitere Fragen sind vom Team gemeinsam zu klären und zu verschriftlichen, sodass sie jederzeit und für jeden transparent sind. Ein physisches Kanbanboard ist ein guter Treffpunkt für das Team, um sich über die Aufgaben auszutauschen oder Daylies abzuhalten. Ist ein Teil des Teams an einem anderen Standort, wird die gemeinsame Arbeit an einem analogen Kanbanboard kompliziert. 

Tools zur digitalen Nutzung eines Kanbanboards

Jira integriert beispielsweise eine Kanban-Sicht in das Ticketmanagement. 

Das open Source Tool Wekan ist als unabhängiges Kanbanboard für Software- oder Organisationsprojekte nutzbar.

Diese Tools haben den Vorteil, dass sie für das gesamte Team ortsunabhängig verfügbar sind und sich automatisch aktualisieren.  

Persönliches Fazit 

Wenn es organisatorisch abbildbar ist, bevorzuge ich persönlich ein analoges Kanbanboard, um mich mit der Karte und einem Kaffee in der Hand mit meinen Kolleginnen und Kollegen zu besprechen. Das Kanbanboard hat zur Visualisierung, egal ob analog an der Wand oder digital als Tool, seine Daseinsberechtigung. Jedoch ist Kanban bedeutend mehr als ein Blatt Papier an der Wand und es lohnt sich, sich tiefer mit den Grundprinzipien und Kernpraktiken von Kanban zu beschäftigen. Über alldem steht die Suche nach der stetigen Verbesserung von Prozessen und der eigenen Arbeitsorganisation. Die Japaner sagen Kaizen dazu.

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