„Wo Informationen fehlen, wachsen Gerüchte!“

Oder warum für erfolgreiche Projekte auch klare Definitionen benötigt werden. In diesem Artikel geht es um die Bedeutung eines Projekt-Glossars für das Anforderungsmanagement in Projekten.

Der Titel dieses kleinen Beitrags ist ein Zitat des Schriftstellers und Politikers Alberto Moravia. Als Schriftsteller war ihm die Bedeutung von Worten wohl bewusst. Stellten sie doch das „Baumaterial“ seiner Arbeit dar. Und woraus bestehen Informationen, wenn nicht aus den richtigen Worten?

Bei der Abstimmung von Anforderungen an ein System, einen Prozess oder eine Organisation, sind Worte ebenfalls das Baumaterial, mit dem gearbeitet werden muss. Umso wichtiger, dass alle Beteiligten mit einem „Stein“ das Gleiche meinen. Spricht nämlich einer dabei von runden Kieselsteinen, der andere dagegen von Ytong-Quadern, werden später wenigstens die Erwartungen eines der beiden beim Anblick des Hauses enttäuscht.

Anforderungsmanager oder Business Analysts sprechen beim Sammeln von Anforderungen mit Vertreter:innen unterschiedlichster Vorkenntnisse und Perspektiven. Das können Jurist:innen sein, die Regularien einbringen (Datenschutz, Aufsichtsvorgaben, Compliance …), Informatiker:innen, die die Anwendung entwickeln sollen, die Datenbanken oder Server betreiben oder Netzwerke bereitstellen. Dazu kommen Anwender:innen aus der jeweiligen Fachdomäne, ggf. das Marketing oder der Betriebsrat.

Jede Fachrichtung bringt dabei ihre eigene Sprache, den heiß geliebten „Fachjargon“, mit. Gleichzeitig werden die zu optimierenden oder zu digitalisierenden Prozesse in einem fachlichen Umfeld liegen, das wiederum eigene Spezialbegriffe prägt. Wer kennt nicht Verwaltungsdeutsch oder Banker-Slang. Ganz tückisch wird es, wenn scheinbare Alltagsbegriffe im Projektkontext eine sehr spezifische Bedeutung tragen.

Auch wer die Fachlichkeit einer Fragestellung bereits kennt, wird sich wundern, wie stark beim Wechsel des Unternehmens ggf. das Wording abweichen kann, weil der Sprachgebrauch durch Organisationsanweisungen, Handbücher oder jahrelang genutzte Software geprägt wird. Und plötzlich versteht man nichts mehr, oder – noch schlimmer – man glaubt zu verstehen und spricht aneinander vorbei. 

Da die detaillierte Beschreibung von Anforderungen in der Regel primär in Worten geschieht, können babylonische Sprachverwirrungen, wie oben beschrieben, ein Projekt schnell auf die falsche Bahn bringen.

Hilfe bietet ein von Projektbeginn an gepflegtes Glossar. Hier werden Schlüsselbegriffe des Projektumfelds, Akronyme und Abkürzungen aufgenommen und ihre Bedeutung festgehalten. Alle Projektmitarbeitenden sollten Zugriff auf das Glossar haben. Wichtig ist, die Begriffsdefinitionen regelmäßig mit den Kenner:innen der Materie und dem Auftraggeber durchzugehen, damit Einvernehmen über die Bedeutung besteht. Halten Sie auch fest, wo sie diesen Begriff gefunden oder aufgeschnappt haben. Es besteht immer noch das zusätzliche Risiko, dass ein Begriff in verschiedenen Kontexten (z. B. Bereiche des Unternehmens oder bei Auftraggeber und Dienstleister) verschiedene Bedeutung haben kann. Durch Bezug auf eine Quelle lässt sich das ggf. schnell herausfinden. Dann müssen Vereinbarungen über das im Projekt gültige Vokabular getroffen werden. Mit einem Commitment auf die Bedeutung der Begriffe schaffen Sie eine Grundlage für die spätere Abnahme der Leistungen. Keiner kann dann mehr sagen „Das hatte ich aber anders gemeint“.

Als praktischen Nebeneffekt bietet das Glossar eine komprimierte Essenz der Projektfachlichkeit und des technischen Umfelds. Damit ist dieses Dokument auch ein guter Startpunkt für alle, die später zum Projekt dazustoßen. 

Glossare leben im Projekt. Das heißt auch, dass man sie konsequent weiter pflegen muss. In der Regel sollten die wichtigsten Begrifflichkeiten im Projekt aber schnell gefunden und definiert sein. Ruht euch dann nicht auf euren Lorbeeren aus. Das Glossar kann nur vor Verwirrungen schützen, wenn ihr die zentralen Begrifflichkeiten daraus dann auch konsequent anwenden.

Warum ich das erwähne? Wer von uns hat im Deutschunterricht in der Schule nicht gelernt, dass begriffliche Vielfalt den guten Autor auszeichnet? Wir suchen Synonyme und bemühen uns, Wortwiederholungen zu reduzieren. Wenn ihr Anforderungen an Systeme, Prozesse, Organisationen oder sonst etwas schreibt – tut das bitte nicht. Für die Eindeutigkeit eurer Ergebnisse ist es zentral, dass ihr Begrifflichkeiten stringent und wie vereinbart einsetzt. 

Auch wenn das Projekt noch so klein und die Fachlichkeit noch so bekannt scheint. Scheut nicht den geringen Aufwand, ein Glossar aufzubauen. Es wird euch gute Dienste leisten. Für den Start könnt ihr unsere bewährte ORDIX-Vorlage für das Anlegen eines Glossars nutzen, schreibt uns einfach eine kurze Mail an business-analyse@ordix.de. 

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