Das Jahr 2020 hat für uns alle ganz besondere Herausforderungen mit sich gebracht, die es zu meistern galt und gilt. Von einer besonderen Herausforderung in meinem Arbeitsjahr 2020 möchte ich Ihnen hier gerne erzählen.
Wir bei der ORDIX AG legen Wert darauf, dass sich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig über die aktuellen Projekte und die daraus gewonnenen Erkenntnisse austauschen. In einem meiner letzten Blogartikel PM-Sessions erweitern den Horizont habe ich Ihnen von unseren PM-Sessions erzählt. Zusätzlich dazu ist es im Projektmanagementbereich üblich, dass wir uns zwei Mal im Jahr an einem unserer Firmenstandorte zu einem Workshop treffen. Für diesen Workshop stellen Kolleginnen und Kollegen Vortragsthemen, Übungen und Tools zusammen, um ihre Erfahrungen mit den Teilnehmern unternehmensweit zu teilen. Sie wissen ja: „Wissen vermehrt sich, in dem man es teilt!"
Für den letzten Projektmanagement-Workshop, welcher ursprünglich im Sommer stattfinden sollte, habe ich schon im Januar einen Vortrag mit Übung zum Thema: „Orientierungshilfen in der Phase Projektdefinition" vorbereitet. Der Fokus liegt in diesem Vortrag auf der Übung, die für den gesamten Nachmittag als Gruppenübung mit knapp 25 Teilnehmern vorbereitet wurde.
Unerwartet traf uns dann auch die COVID-19-Pandemie und wir durften uns an die neuen Umstände anpassen, um die Übung weiterhin durchführen zu können. Früh stand fest, dass der geplante Workshop stattfinden wird. Das Organisations-Team beschloss in Absprache mit den Referenten, die zweitägige Präsenzveranstaltung als Online-Workshop durchzuführen. Durch diverse Online-Vorträge über das Jahr verteilt war die Materie zwar nicht ganz unbekannt, aber ein Workshop wurde bis dato noch nicht digital durchgeführt.
Es bestand die Möglichkeit, das Format unverändert für Online-Veranstaltungen zu übernehmen. Dies bedeutet für 25 Teilnehmer acht Stunden am Stück auf einen Bildschirm zu starren. Frühere Erfahrungen zeigten schnell, dass diese Variante kaum zielführend und sehr anstrengend, sowohl für Teilnehmer als auch Moderatoren ist. Das Format des Workshops bedarf also ebenfalls einiger Anpassungen, um auch online den bestmöglichen Nutzen zu gewährleisten. Schlussendlich wurde sich dazu entschieden, den Workshop auf mehrere Termine zu je maximal drei Stunden aufzuteilen.
Eine Herausforderung war es nun, die von mir geplante Übung so auszugestalten, dass sie online, mit der gleichen Teilnehmeranzahl und in der Hälfte der Zeit, dieselbe Wirkung erzielt. Die Übung sollte in der großen Gruppe mit mehreren Metaplanwänden, Haftnotizen und vielen bunten Stiften, interaktiv und mit verteilten Rollen ablaufen. Diese hohe Interaktion zwischen den Teilnehmern galt es beizubehalten.
Videokonferenztools, wie z.B. Teams oder Zoom sind mittlerweile im Alltag angekommen und wir alle nutzen diese, um mit der Familie oder den Arbeitskollegen in Kontakt zu bleiben. Die Übertragung von Bild, Ton und ggf. meinem Bildschirminhalt war damit gesichert. Aber kreative Interaktionen, zwischen den Teilnehmern auf einer gemeinsamen „Spielfläche" durchzuführen, dafür musste eine Lösung her. Also machte ich mich auf die Suche nach einem passenden Tool. Wie bei den Videokonferenztools gibt es eine Vielzahl an Angeboten.
Es galt die folgenden Anforderungen abzudecken:- Echtzeitübertragung und -interaktion: Alle Teilnehmer sollen gleichzeitig mit dem Tool interagieren können.
- Bedienerfreundlichkeit: Es ist immer förderlich, wenn die Bedienung des Tools nicht von der Aufgabe ablenkt.
- Gestaltungsfreiheit: Die Kreativität der Teilnehmer sollte nicht durch das Tool begrenzt werden.
- Verfügbarkeit: Idealerweise kann das Tool ohne Installation im Browser und auf verschiedenen Betriebssystemen und Endgeräten verwendet werden.
Unter diesen Aspekten wurde unter anderem Microsoft ("MS") Whiteboard und Miro getestet.
Microsoft Whiteboard:
Der große Vorteil von MS Whiteboard ist, dass es entweder schon auf Ihrer Workstation vorhanden ist, oder, falls sie im Besitz der passenden Microsoft 365 Lizenz sind, mit wenigen Mausklicks installiert werden kann. Die Steuerung des Programms kann sowohl im installierten Programm als auch aus dem Browser heraus erfolgen. Es bietet eine Vielzahl an verschiedenen Stiften zum Schreiben und Hervorheben von Inhalten. Textfelder und Bilder lassen sich sowohl live bearbeiten als auch einbetten, sodass nicht aus Versehen Inhalte verschoben werden können.
Dies ist ein wichtiger Punkt, denn gerade als Referent oder Moderator möchte ich ein einheitliches Bild erhalten, ohne dass ich die Inhalte wieder neu sortieren muss. An einem haptischen Whiteboard mit Haftnotizen passiert so etwas in der Regel nicht ungewollt. Für die Übung im Workshop habe ich MS Whiteboard verwendet und festgestellt, dass es trotz vorgelagerten Tests in der Benutzung mit mehreren Teilnehmern zu Komplikationen kommen kann. Retrospektiv kam dieser Punkt in unseren Tests zu kurz.
In der Live-Übung mit mehreren Benutzern im Browser stellte sich heraus, dass sich die Performance der Anwendung erheblich verschlechterte. Einige Teilnehmer konnten die Änderungen nicht mehr in Echtzeit verfolgen. Zwischendurch verschwand die eine oder andere Notiz eines Teilnehmers.
Miro:
Das zweite Tool Miro ist in einer rudimentären Version kostenlos. Es funktioniert als App auf Tablets, Notebooks und im Browser und bietet dazu eine Vielzahl an Templates für unter anderem Kanban und Mind-Maps. Möchte man damit aber tatsächlich mit mehreren Personen kollaborieren, muss ein Abonnement abgeschlossen werden. Die vielseitigen Funktionen, die das Tool zu bieten hat (z.B. die Möglichkeit Videos einzubetten, iFrames zu gestalten, usw.) macht das Tool vielleicht für Sie attraktiv. Aus dem Grund der Vielseitigkeit, die schnell zur Überforderung der Teilnehmer führen kann, kam Miro für diese Übung nicht zum Einsatz. Denn der Fokus sollte nicht auf dem Tool, sondern auf der Übung liegen, und das hat, bis auf die Performanceprobleme, mit MS Whiteboard gut funktioniert.
Das Feedback der Teilnehmer war größtenteils positiv und trotz technischer Probleme konnten wir das Wissen der Teilnehmer austauschen und vermehren.
Als Learning für meine nächste digitale Übung habe ich mitgenommen, dass es gut war, ein Tool auszuwählen, dass wirklich nur die Möglichkeiten bietet, die für die Durchführung der Übung nötig waren. Planen Sie also Ihre Übung sorgfältig, spielen sie mit den Tools und entscheiden Sie situativ und adaptiv für das passende Tool.