Auf den Punkt kommen mit dem Pyramidenprinzip

Wer hat es nicht schon mal erlebt?

Eine E-Mail mit nichtssagendem Betreff und danach gefühlte zwei Bildschirmseiten Text, bis es spannend wird – oder noch schlimmer, bis man erkannt hat, dass die E-Mail unwichtig ist.

Vermutlich jeder und das nicht selten!

Die heutige Informationsflut zu bändigen, der Umgang mit zu vielen, oft unstrukturierten E-Mails sind die wahre Herausforderung im Tagesgeschäft.

Das führt häufig dazu, dass sich die Menschen auf den Betreff und die ersten Sätze der E-Mail konzentrieren. Mehr wird oft nicht gelesen. Dies zeigt, wie fatal ist es, wenn die Kernaussage erst am Ende der Mail steht.

Einen interessanten Ansatzpunkt, um Präsentationen, Dokumente und Mails in der Arbeitswelt wirkungsvoller und effizienter zu gestalten, bietet hier die pyramidale Kommunikation.

Das pyramidale Prinzip geht auf Barbara Minto zurück. Barbara Minto erlangte ihren MBA an der Harvard Business School und arbeitete als Beraterin bei McKinsey. Aus ihrer Arbeit heraus entwickelte sie das pyramidale Prinzip, mit dem es möglich ist, Ideen, Vorschläge und komplexe Zusammenhänge klar und nachvollziehbar zu strukturieren.

Bei der pyramidalen Kommunikation stehen die Ergebnisse im Vordergrund.

Um zielgerichtet, effektiv und empfängerorientiert zu kommunizieren und zu präsentieren, sind aus der Flut der Informationen die relevanten Informationen herauszuarbeiten, zu bewerten und fokussiert aufzubereiten.

Mit Präsentationen, in der die Botschaft direkt beschrieben wird, beugen wir Langeweile vor.

• Eine Kommunikation, in der der Empfänger mit langen Einleitungen über die Historie, den aktuellen Status usw. informiert wird, langweilt oft.
• Das belastet den Empfänger und lässt ihn gedanklich abschweifen.

E-Mails mit pyramidaler Struktur sind lesbarer und setzen den Fokus auf die erwartete Handlung beim Empfänger.

• Der Leser wird direkt auf die erwartete Aktion gelenkt.
• Durch die konkrete Benennung des Anliegens bzw. des Auftrags werden Missverständnisse vermieden.

Effektive Gespräche beginnen mit der Kernbotschaft.

• Bei beruflichen (technischen) Terminen muss man keine umfangreiche Story aufbauen, bis man zur Kernbotschaft kommt.
• Details können auf Nachfrage des Gesprächspartners geliefert werden.

Wir schauen uns nun die Kommunikation per E-Mail genauer an.

Hier ein Beispiel für eine E-Mail, wie sie leider typisch ist:

Bei dieser Mail kann man in der Übersichtsanzeige in Outlook nicht abschätzen, worum es geht. Der Empfänger muss also in die Mail einsteigen, um eine Idee davon zu bekommen, warum er sie erhalten hat.

Die Ausführungen zum Projekt mögen dazu dienen, den Empfänger „abzuholen". Leider kosten sie aber nur Aufmerksamkeit und Zeit. Falls er diese Informationen benötigt, kann danach explizit gefragt werden.

Erst weit unten in der Mail kommt der Sender zu der für mich wichtigen Aussage:

• Es soll eine Projektstruktur geändert werden.
• Das Projektteam kann es nicht.
• Ich soll diese Aufgabe übernehmen.

Wenn wir die Grundregel der pyramidalen Kommunikation auch für E-Mails anwenden und den Fokus auf die erwartete Handlung setzen, enthält die Betreffzeile die Kernbotschaft (Info/Aufgabe/o. Ä.) und einige wenige „knackige" Ergänzungen oder Details. Die Betreffzeile bitte nicht zu lang werden lassen. Viele E-Mails werden auf mobilen Geräten gelesen und die Betreffzeile sollte auch dort noch die Kernbotschaft zeigen.

Die Botschaft für den Empfänger folgt dann in der E-Mail. Was erwartet der Sender vom Empfänger?

Danach ist eine Konkretisierung des Gewünschten angebracht, damit der Empfänger mit den notwendigen Informationen zur Erfüllung der Aufgabe versorgt ist. Bei einer Info-E-Mail können hier die eigentlichen Informationen folgen.

Weitere Details oder eine Historie können, müssen aber nicht zwangsläufig folgen. Bei Bedarf an weiteren Informationen kann der Empfänger auch nachfragen.

Bei dieser E-Mail kann der Empfänger schon im Betreff erkennen, dass eine Aktion vom ihm erwartet wird. In der E-Mail sind alle notwendigen Informationen zur Erfüllung dieser Aufgabe enthalten und falls weitere Informationen benötigt werden, kann er sie bekommen – muss sich aber nicht im Vorfeld damit abmühen.

Wer vor der Aufgabe steht, sein Mail-Backlog nach einem Urlaub abzuarbeiten, wünscht sich sicherlich, er hätte mehr E-Mails bekommen, die entsprechend aufgebaut sind. 

Es bedarf gewiss einiger Übung, das pyramidale Prinzip in seiner Kommunikation zu verinnerlichen.

Ich glaube aber, dass es uns hilft, die Kommunikation effektiver zu gestalten und die tägliche Informationsflut zu bändigen.

Einen Versuch ist es wert. 

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