De-Mystifikation in Transformationsprojekten

Am Anfang eines Geschäfts-Transformations-Projektes steht immer die große Herausforderung, die zu bewältigende Aufgabe für das Projektteam und für Stakeholder in einer verständlichen und zu akzeptierenden Version zu formulieren, also greifbar zu machen. Dies ist von großer Bedeutung. Damit das Projektteam und die Stakeholder daran glauben können, muss das das Projektziel erreichbar und auch lösbar sein. Das Projekt muss de-mystifiziert werden.

Die Komplexität des Projektes muss durch eine vereinfachte, verständliche und ansprechende Beschreibung herausgenommen werden. Klarheit, Fokus und auch der Weg zum Ziel müssen deutlich werden. Dies führt auch zu einem erhöhten Vertrauen bei Stakeholdern und zu einer verbesserten Identifikation und mehr Engagement beim Projektteam.

Beispiel 1:

In einem global tätigen Unternehmen sollte die Produkt-Daten-Management-Plattform (PDM-Plattform) in einem „Big Bang" ausgetauscht werden inklusive einer sehr umfangreichen Datenmigration. Dies war eine sehr komplexe und umfangreiche Aufgabe mit einem hohen potenziellen Risiko für die Produktion und für das wirtschaftliche Geschäft des Unternehmens. Das Projekt war sehr erfolgreich, auch durch die De-Mystifikation während des gesamten Projektes. Der Programmdirektor betonte in seiner Kommunikation immer wieder: „Ein PDM-System hat nur 3 Funktionen: Man generiert ein Objekt, man ändert ein Objekt und man löscht/archiviert ein Objekt. Das ist alles!"

Es geht dabei nicht darum, den Lösungsansatz zu definieren, sondern den anfänglich notwendigen Mut und Elan zu ermöglichen und genügend Fahrt aufzunehmen, damit sich das Team bildet und die ersten Schritte (die ja bekanntlich die schwierigsten sind) zu machen.

Beispiel 2:

In dem gleichen Unternehmen sollten neue Geschäftsprozesse und IT-Tools für Planung und Entwicklung eingeführt werden. Diese sollten die Planung und Entwicklung von Software und Hardware von Kundenanforderungen bis zu produktspezifischen Anforderungen ermöglichen – bei einem globalen technologiegetriebenen Unternehmen von über 60.000 Mitarbeitern kein leichtes Unterfangen. Die extrem hohe Komplexität der Lösung wurde minimalisiert durch die Benutzung von Bildern (einige Beispiele siehe unten). Diese konzentrierten sich eher auf die User Experience und weniger auf die Technologie oder deren Komponenten.

Auch dieses Projekt war sehr erfolgreich, unter anderem da das Projektteam und die Stakeholder mit diesen Bildern eine mentale Brücke schlagen konnten, um die fundamentale Änderung (von technologiegetrieben zu Kundenorientierung und User Experience) zu verinnerlichen.

Grundsätzlich gibt es immer einen gewissen Widerstand aller Beteiligten, bevor man sich in das Unbekannte, also in diesem Fall das Projekt, hervorwagt. Um diese Schwelle zu überwinden, bedarf es auch eines klaren Verständnisses davon, wo die Reise hingeht, einer Akzeptanz des Zieles und eines Willens, den Weg bis zum Ende zu beschreiten. Die De-Mystifikation des Projektes hilft dabei und ist meiner Meinung nach auch zwingend notwendig.