Die ALPEN-Methode

Zugspitze oder Matterhorn? Weder noch, die Alpen-Methode ist ein Konzept aus dem Zeit- und Selbstmanagement. Ziel dieser Methode ist es, die zeitlichen Kapazitäten strategisch zu nutzen und die eigene Arbeitsorganisation rational zu gestalten. Hier lesen Sie, was die Alpen-Methode ist, wie sie angewandt wird und welche Vorteile und Nachteile damit verbunden sind.

ALPEN ist ein Akronym, also ein aus den Anfangsbuchstaben verschiedener Wörter zusammengesetzter Name. Dieses steht für:

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
• Länge schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Alpen-Methode: Die Schritte

Mit jedem dieser Schritte sind bestimmte Anforderungen verbunden.

1. Aufgaben notieren 

In diesem ersten Schritt sollten Sie alle anstehenden Aufgaben, Termine und Aktivitäten für die kommenden 24 Stunden auflisten. Hierzu gehört zum Beispiel ein Meeting, ein Telefonat, die Bearbeitung von E-Mails oder die Vorbereitung einer Präsentation. Es ist sinnvoll, diesen ersten "Alpen-Schritt" morgens oder am Abend für den nächsten Tag durchzuführen.

Mit diesem Tagesplan stellen Sie die Weichen für ein effektives Zeitmanagement. Achten Sie darauf, keine Aktivitäten oder Termine zu übersehen!

2. Länge abschätzen

Nun ist es erforderlich, die zeitliche Ausdehnung der einzelnen Aktivitäten einzuschätzen. Sie sollten sich also überlegen, wie viel Zeit Sie jeweils benötigen, um eine Aufgabe abzuarbeiten. Auf diese Weise können Sie erkennen, welches Zeitbudget Sie am kommenden Tag insgesamt benötigen.

Bei der Einschätzung sollten Sie möglichst realistisch vorgehen.

Beispielsweise können Sie sich daran orientieren, wie lange sie für die jeweilige Aufgabe in der Vergangenheit gebraucht haben. Wichtig ist, dass Sie sich für jede Aktivität eine eindeutige Frist setzen und diese notieren.

Die Einschätzung bezüglich der zeitlichen Länge kann auch mit der Bedeutung verknüpft sein, die Sie einer Aufgabe zuweisen. Dadurch soll verhindert werden, dass für Aktivitäten mit einer eher geringen strategischen Bedeutung ein unangemessen langes Zeitfenster eingeplant wird. Diese Ressourcen würden Ihnen dann fehlen, um strategisch bedeutende Aufgaben abarbeiten zu können. Wenn Sie zum Beispiel in einem Telefonat viele wichtige Informationen erfragen wollen, dann sollten Sie dafür nicht zu wenig Zeit einplanen.

3. Pufferzeiten einplanen

In diesem Schritt sollten Sie zusätzliche Zeiten einplanen, um unerwartete Zeitverluste auffangen zu können. Solche Reserven können erforderlich werden, wenn beispielsweise unerwartet ein Auftrag mit einer kurzen Frist eingeht oder ein:e Kolleg:in sich für den Tag krankmeldet.

Laut der Alpen-Methode ist es empfehlenswert, nur rund 60 Prozent der Zeit für die tatsächlichen Aufgaben zu verplanen. Ein Fünftel sollten Sie demzufolge als Pufferzeiten einplanen. Die übrigen 20 Prozent können Sie für soziale Aktivitäten einsetzen. Hierzu zählen beispielsweise Gespräche mit den Kollegen in der Kantine oder auf dem Gang. Somit dienen 40 Prozent des gesamten Zeitbudgets als Puffer. Damit sichern Sie Ihren Zeitplan ab.

4. Entscheidungen treffen

Nun gilt es, Entscheidungen über die Aufgaben zu treffen, indem Sie diese priorisieren. Sie sollten in diesem Schritt also beurteilen, was wichtig und was eilig ist, was unwichtig und was nicht eilig ist.

Tipps für die Priorisierung liefert das Eisenhower-Prinzip, ein weiteres bekanntes Konzept aus dem Zeitmanagement. Was wichtig und eilig ist, sollten Sie innerhalb des nächsten Tages selbst umsetzen. Aufgaben, deren Erledigung eilig, aber nicht wichtig sind, eignen sich oft zum Delegieren.

Sie sollten demzufolge überlegen, ob Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen, Studierende oder Praktikant:innen diesen Auftrag übernehmen können. Umgekehrt sollten Sie Aktivitäten, die wichtig, aber nicht eilig sind, möglichst vertagen. Schließlich sollten Sie Aufträge, die Ihnen weder wichtig noch eilig erscheinen, nicht weiterverfolgen, sondern auf Wiedervorlage legen. Ohne Priorisierung kommt es leicht zur Ernüchterung.

Das Priorisieren fällt vielen Menschen schwer. Es ist aber unbedingt erforderlich, um die eigene Produktivität zu steigern. Anderenfalls kommt es leicht zur Enttäuschung darüber, scheinbar nie fertig zu werden oder zu wenig geschafft zu haben.

5. Nachkontrolle

Im letzten Schritt geht es darum, die Aufgabenerledigung nachzuhalten. Dabei sollten Sie überprüfen, ob der aufgestellte Tagesplan tatsächlich umgesetzt wurde: Haben Sie am Ende des Tages erreicht, was Sie sich vorgenommen haben?

Während Sie Bilanz ziehen, stellen Sie auch fest, ob die Zeitplanung realistisch war und ob die einkalkulierten Pufferzeiten ausgereicht haben.

Wenn Sie bei der Nachkontrolle den Eindruck haben, dass die Alpen-Methode nicht richtig funktioniert hat, sollten Sie dennoch am Ball bleiben. Dieses Konzept sollte über einen Zeitraum von mindestens zwei Wochen erprobt werden. An die Nachkontrolle schließt sich also ein weiterer Durchgang an, den Sie aufgrund Ihrer bisherigen Erfahrungen strategisch noch besser gestalten können. Es wird Ihnen im Laufe der Zeit immer deutlicher, wie Sie Ihr persönliches Zeitmanagement optimieren. 

Vorteile der Alpen-Methode

Die Alpen-Methode ist ohne großen zeitlichen Aufwand durchführbar. Sie erfordert ein Zeitfenster von ungefähr einer Viertelstunde am Tag. Schon damit lassen sich einige entscheidende Vorteile erzielen.

Mehr Klarheit und Verbindlichkeit

Denn mit dieser Methode gelingt es Ihnen, sich mehr Klarheit über die aktuellen Aufträge und Aktivitäten zu verschaffen. Das Auflisten und Visualisieren der Aktivitäten helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Denn Bilder prägen sich besonders gut im Gedächtnis ein. Auf diese Weise vermeiden Sie Zeitverluste und Kosten, die durch Terminkollisionen oder versäumte Fristen entstehen. Die Festlegung auf die Dauer der Aktivitäten führt zu einer höheren Verbindlichkeit.

Weniger Zeitverschwendung und eine höhere Produktivität

Es werden weniger zeitliche Ressourcen verschwendet und Ihre Arbeitsproduktivität nimmt zu. Durch die Kontrolle am Ende des Zyklus finden Sie außerdem heraus, an welchen Stellen Ihre Zeitgestaltung effektiv ist und wo Sie nachsteuern müssen. Dabei werden Sie auch "Zeitfresser" identifizieren.

Stabilität des Zeitplans

Unvorhergesehene Ereignisse gefährden nicht mehr den gesamten Zeitplan.

Durch die zeitlichen Reserven wird vermieden, dass Sie unter Zeitdruck arbeiten müssen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Tagesplan mit der erforderlichen Ruhe und Konzentration abarbeiten können.

Erfolgserlebnisse und Motivation

Jeder Mensch empfindet es als einen Erfolg, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist und von der To-do-Liste gestrichen werden kann. Wenn Sie am Ende eines Tages feststellen, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben, wirkt dies motivierend. Sie sind nun angespornt, auch für die kommenden 24 Stunden einen realistischen Zeitplan festzulegen.

Nachteile der Alpen-Methode

Oft wird der hohe Anteil der Pufferzeit am gesamten Zeitbudget kritisiert. 

Zwar ist der Anteil von 40 Prozent in der theoretischen Konzeption gut begründet. Aber in der Realität erweist sich dies oft als schwer praktikabel.

Pufferzeit erscheint zu unflexibel

An vielen Tagen steht dieses Zeitfenster einfach nicht zur Verfügung. 

Insofern können die 40 Prozent allenfalls als Erfahrungswert interpretiert werden, der nicht notwendigerweise für jeden individuell passend ist. Je nach Job kann es auch schwierig sein, im Voraus einzuschätzen, wie viel zusätzliche Zeit bei einer Aufgabe erforderlich werden könnte. Außerdem braucht es viel Selbstdisziplin, um den vorgesehenen Puffer wirklich freizuhalten. Oft stellt sich im Alltag heraus, dass sich Aufgaben zeitlich ausdehnen. Das Einkalkulieren der Pufferzeit schützt also nicht wirklich davor, zeitliche Ressourcen zu verschwenden.

Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Arbeitsschritten

Ein weiterer Einwand ist, dass die Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten nicht berücksichtigt werden. Wenn eine Aufgabe mit einem Arbeitsschritt von Kollegen oder Kooperationspartnern zusammenhängt, kann der Zeitplan auch ohne eigenes Verschulden hinfällig werden.

Fazit

Die Alpen-Methode verbindet nützliche Tipps zu einem umfassenden Konzept der Zeitplanung. Das Berücksichtigen zusätzlicher Zeiten als Puffer ist das charakteristische Merkmal dieser Methode. Vielen Menschen hilft die Alpen-Methode dabei, die eigene Arbeitsorganisation und das Zeitmanagement strategisch zu gestalten. Mit der bewussten Strukturierung des Tagesablaufs wird es deutlich einfacher, Ziele zu formulieren, zu verfolgen, nachzuhalten und fortzuschreiben. Wer dieses Konzept ausprobieren möchte, sollte dieses über einen längeren Zeitraum anwenden. Denn die Wirkung dieser Methode setzt voraus, dass Sie Ihrem Zeitplan bewusst einen Rahmen geben und diesen kontinuierlich überprüfen. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Tagesplanung häufig durcheinandergebracht wird, dann lohnt es sich mit Sicherheit, die Alpen-Methode auszuprobieren.

Der Erfinder der Alpen-Methode

Die ALPEN-Methode wurde von Lothar Seiwert, einem deutschen Wirtschaftswissenschaftler und Experten für Zeitmanagement, entwickelt. Mittlerweile zählt sie zu den bekanntesten Methoden im Zeitmanagement. Viele Menschen haben hierdurch wertvolle Tipps und Anregungen für ihren Arbeitsalltag nutzen können.