Ein Projekt ist wie ein spannender Tauchgang - Erfahrungen aus 20 Jahren Projektmanagement über und unter Wasser

Briefing – Lasst uns tauchen gehen! 

Die Führungsleine schimmert weißlich und fahl im Schein des Lichtkegels meiner Tauchlampe. Ein neuer Tauchgang beginnt.

Das Tauchen hat etwas Meditatives - ich bin gezwungen, Zeit zu haben. Beim Tauchen kommt es nicht selten vor, dass ich durch einen mir gut bekannten Abschnitt schwimme. Mit ruhiger Atmung und leichtem Flossenschlag komme ich dazu, den Gedanken freien Lauf zu lassen oder auch mal an nichts zu denken. Bei einem tiefen Tauchgang mit längeren Dekompressionszeiten, verbringe ich viel Zeit an der gleichen Stelle, wobei ich nichts weiter zu tun habe, als die Umgebung zu beobachten und zu atmen.

Ich denke dabei über Vieles nach, manchmal auch über meine Arbeit. Nach mehr als 20 Jahren habe ich eine Menge Projekte gesehen – gute und schlechte, erfolgreiche, erfolglose, und welche, bei denen man es nicht genau weiß. Dabei ist mir etwas aufgefallen: Es gibt viele Parallelen zwischen Projekten und meinen Tauchgängen. Ein Tauchgang ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem konkreten Ziel. Dabei ist es wichtig, bekannte und unbekannte Risiken zu berücksichtigen. Genau so ist auch ein Projekt definiert.

Meine Tauchgänge sind immer erfolgreich – zumindest, was ein wesentliches Erfolgskriterium angeht, nämlich wieder gesund aufzutauchen. Bei Projekten ist das nicht immer so. Was machen Taucher richtig? Wieso schaffen sie es, gesund wieder nach Hause zu kommen und das „Tauchprojekt" erfolgreich abzuschließen?

Ich habe einige Praktiken von Tauchern zusammengetragen, die euch im Projekt beim Überleben helfen können. Jedes Kapitel beschreibt einen wichtigen Hinwies. Viel Spaß beim Weiterlesen!

Die Einstellung - Werte, Prinzipien und Praktiken

Taucher machen sich eine bestimmte Denkweise zu eigen: Sie agieren nach Werten, Prinzipien und mit Praktiken, die sie sich in der Gemeinschaft erarbeitet haben und die durch Standards vermittelt werden. Dazu gehört eine Einstellung, die im Projektmanagement oft als „agil" bezeichnet wird. Das „Agile Manifest" der Softwareentwicklung beinhaltet vier zentrale Grundwerte, die eines gemeinsam haben: Das „Mindset" wird gegenüber der Methodologie bevorzugt. 

Beispiel Grundwert #4: 

„Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans"

(agilemanifesto.org)

Die Methodologie und ihre Praktiken sind auch im agilen „Mindset" von großer Bedeutung. Die Grundhaltung wird aber als wichtiger bewertet.

Projektmanager haben im günstigsten Fall eine solide Ausbildung bei einem der Standardsetter wie IPMA, PMI oder PRINCE2. Sie wenden die gelernten Praktiken an und lernen ständig dazu. Verwendet Ihr eure gelernte Methode heute genau nach dem Lehrbuch? Wie oft kamen in den vergangenen Jahren neue Methoden, die alles besser machten? Das Umlernen kann sehr mühsam sein.

Die Klärung des Vorgehens und der Methoden, sowie das „Wie" sind sehr wichtig. Um aber sinnvoll im Projekt agieren zu können, sollte man wirklich verstehen, warum man etwas tut. Nur die Kenntnis des „Warum" und die damit verbundene Einstellung liefern ein solides Fundament, um für Veränderungen gerüstet zu sein. Es ist daher entscheidend für den Projekterfolg, zunächst das „Warum" zu klären, am besten, indem man darüber spricht. Erst dann können Methoden erfolgreich im Projekt eingesetzt werden.

Eigenverantwortung und klare Rollen

Als Sporttaucher habe ich gelernt, nie allein zu tauchen. Mit meinem „Buddy" bilde ich ein Team, im Notfall helfen wir uns gegenseitig. Als technischer Taucher kann das anders sein, das „Solotauchen" gehört zum Standard. Ein Solotaucher trainiert allein und unabhängig von anderen Tauchern unter Wasser zu gehen. In einer Höhle ist es abhängig vom konkreten Tauchvorhaben oft eine gute Idee, nicht allein zu sein.

Die Rollen im Team sind vor jedem Tauchgang genau aufgeteilt und jedem bekannt. Im Tauchteam gibt es keine funktionalen Hierarchien. Die Rolle gehört demjenigen, der am besten für die Aufgabe befähigt ist. Dabei kann ein Teammitglied auch die Rolle des Anführers haben. Bei Erkundungstauchgängen gibt es eine Reihe von Entscheidungssituationen, die unter Wasser nicht diskutiert werden können. Nehmen wir nun den rechten oder den linken Abzweig? Der Anführer entscheidet. Ich weiß, wer vor mir schwimmt, neben mir und wer hinter mir.

Die Rollen sind auf Basis der Fähigkeiten und Kenntnisse der Taucher verteilt. Der älteste Taucher ist nicht automatisch der Anführer. Entscheidend sind meine Ausbildung und die Fähigkeiten, die ich mitbringe. Hierarchien werden vermieden, um Kompetenzen optimal zu nutzen. Es ist daher wichtig, die genaue Rollenverteilung im Team zu klären und transparent zu machen.

Standards sind nützlich

In den 1960er Jahren fand das Tauchen in den teilweise sehr strömungsintensiven Höhlen Floridas immer mehr Anhänger. Es kam aber aufgrund der mangelnden Erfahrung und Ausbildung zunehmend zu tödlichen Unfällen. Der Bundesstaat Florida stand kurz davor, das Tauchen an den Höhleneingängen zu verbieten. 

Pioniere wie Sheck Exley und Tom Mount arbeiteten daher an Regeln und Standards für das Höhlentauchen. Sie definierten die Anforderungen an die Ausbildung und trainierten den Risiken angepasste Tauchfertigkeiten. Prinzipien und Werte wurden entwickelt und die Ausrüstung wurde verbessert, z.B. durch die Einführung eines Notfall-Luftzufuhrsystems, dem „Oktopus". 1968 führte das zur Gründung der „National Association of Cave Divers" (NACD).

Mit Erfolg: Die Zahl der tödlichen Unfälle sank und die bekannten Höhlen durften weiter betaucht werden. Darüber hinaus kam es zu weniger Schäden an den Höhlen. Umweltschutz und der langfristige Erhalt der Höhlen fanden zunehmend Berücksichtigung.

Standardsetter wie PMI, IPMA oder PRINCE2 definieren sowohl die Methoden als auch die Anforderungen an die Ausbildung. Ein ausgebildeter Projektleiter findet sich in einem Projekt, das auf Basis eines Standards aufgesetzt wurde, sehr schnell zurecht. Das Risiko, das durch den Ausfall eines Projektleiters entsteht, wird verringert, und die Qualitätssicherung wird einfacher.

Ich höre oft das Argument, dass es ja nicht auf eine Zertifizierung ankommt. Viel wichtiger sei die Kompetenz des Projektleiters oder des Teams. Richtig daran ist, dass die Kompetenz ein entscheidender Erfolgsfaktor ist. Ich habe jedoch beobachtet, dass es Projektleiter ohne Zertifizierung oft schwer haben. Die Organisationen sorgen durch ihr Engagement in Unternehmen und in der Politik für die Wahrnehmung und Interessenvertretung des Projektmanagements.

Die Übernahme von Verantwortung spiegelt eine Grundhaltung, die einen eigenen Erfolgsfaktor für Projekte darstellt.

Starten, wenn alles bereit ist - Alle wichtigen Ressourcen an Board?

Würdet ihr einfach lostauchen, auch wenn zu wenig Luft in den Flaschen ist? Oder würdet ihr z.B. in eine Höhle tauchen wollen, ohne zu wissen, wieviel Luft ihr dabeihabt? Lufteinschlüsse in unter Wasser liegenden Höhlenabschnitten sind selten und ein Auftauchen, wenn die Luft zu Ende ist, wird nicht möglich sein.

Zu Beginn eines Tauchgangs prüft daher jeder Taucher, ob er alle geplanten Ressourcen dabeihat. Im Wasser vergleichen die Teammitglieder den Gasdruck aller Flaschen, auch der Reserven. Sie teilen das Ergebnis den anderen Tauchern mit und prüfen, ob das zum Tauchplan passt. Es wird festgelegt, bei welchem Flaschendruck der Rückweg beginnt. Dabei orientiert sich das Team an dem Taucher mit der geringsten Gasmenge. Auch andere Ausrüstungsgegenstände wie Lampen und Sicherheitsausrüstung werden geprüft. Das wird trainiert, alle kennen das Verfahren. Wenn etwas fehlt, findet der Tauchgang nicht statt. Die fehlenden Ressourcen werden beschafft, oder der Tauchplan wird angepasst, soweit das ohne Risiken möglich ist. Eigentlich ganz einfach.

Die Realität in Projekten sieht manchmal anders aus. Projekte starten ohne Projektleiter, oder es gibt noch keine Budget-Zusage. Wichtige Fachexperten sind noch nicht an Bord, oder die Ausschreibung für externe Anbieter wird noch etwas dauern. Der Projektauftrag ist auch noch nicht klar und ein Vorgehensmodell ist noch nicht beschlossen. Im Notfall starten wir eben agil.

Der Grund für das Scheitern von Projekten findet sich oft im misslungenen Projektstart. Entscheidend für den Projekterfolg sind eine umfassende Auftragsklärung und die Bereitstellung der Ressourcen. Dabei hilft ein definierter Prozess, nach dem Projekte starten. Zeitdruck ist da weder ein guter Ratgeber noch eine gute Entschuldigung. Wenn ihr nicht in einer Höhle seid, müssen es vielleicht nicht 100% sein - ohne die wichtigsten Ressourcen an Bord sollte jedoch kein Projekt starten. Eigentlich ganz einfach.

Wesentliche Grundlage ist dabei eine gute Ressourcenplanung. In agilen Frameworks findet sich diese in der Planung der „Backlog Items" wieder. Die Teammitglieder werden für die komplette Iteration zugesichert. Die Aufwandschätzung wird durch das Projektteam mit Fachexperten und nicht durch den Projektleiter oder den Vertrieb vorgenommen. Erst danach startet das Projekt!

Kein Projekt ohne Risikomanagement

Das Risiko ist nicht nur wesentliches Element eines jeden Projekts, es ist auch Teil seiner Existenzberechtigung. Projekte sind per Definition keine Routinetätigkeit und damit risikobehaftet. Risikomanagement ist daher ein Pflichtbestandteil in allen Projektmanagementstandards.

Als Taucher riskiere ich im schlimmsten Fall mein Leben. Ich versuche daher, alle Bedrohungen zu vermeiden oder zumindest den Schaden zu verringern. Durch mein Training kann ich im Notfall schnell und idealerweise automatisch ohne große Überlegung handeln. Platzt ein Dichtungsring, weiß ich ohne zu überlegen, welches Ventil ich schließen muss und in welche Richtung es sich dreht. Ich kann schnell vom Reagieren zum Agieren wechseln.

Meine Erfahrung in Projekten zeigt, dass es sich beim Risikomanagement um keine sehr beliebte Disziplin handelt. Wenn ich einen Kollegen frage, ob es Risiken in seinem Projekt gibt, wird er dies immer bestätigen. Wenn ich zu einem Risiko-Workshop einlade, bekomme ich reihenweise Absagen. Risikomanagement wird als Pflichtübung gesehen. Woran liegt das?

In Projekten besteht selten Lebensgefahr. Wenn ich nicht gerade eine Brücke baue oder als erster Mensch auf dem Mars lande, besteht der maximale Schaden eher in einem finanziellen Verlust für mein Unternehmen. Die negativen Folgen eines Schadeneintritts trage ich wahrscheinlich nicht persönlich oder nicht im vollen Umfang. Risikomanagement ist aber immer mit Aufwand verbunden.

Dagegen kann einem nicht so erfahrenen Projektleiter der Eintritt eines negativen Risikofalls gelegen kommen. Der Ausfall eines Fachexperten, das parallele IT-Projekt mit verzögertem Go Live, der Ausfall eines wichtigen Lieferanten oder die unerwartete Kürzung der Finanzierung bieten einen guten Anlass, um im Steering Committee ein verständnisvolles Nicken zu ernten. Die Verlängerung des Zeitplans oder der zusätzliche Budgetbedarf sind so viel besser zu rechtfertigen als durch eine zu sorglose Planung. Und wenn ein entsprechendes Risiko noch nicht einmal im Risikoregister auftaucht, wie hätte man darauf vorbereitet sein können?

Die Verwendung von agilen Methoden befreit ein Projekt nicht von Risiken. Spannend wird es im Bereich der agilen Skalierung, wenn mehrere agile Projekte nebeneinander betrieben werden.

Ein guter Plan ist Gold wert

Ein Tauchgang wird genau geplant. Die Zeit bis zum Erreichen bestimmter Checkpunkte wird in Minuten errechnet. Die erforderlichen Ressourcen sind genau kalkuliert und im Team abgestimmt. Jeder kennt den errechneten Umkehrpunkt und die Planung der Route. Eine Abweichung vom Plan bedeutet den Übergang zum Backup-Plan oder den Abbruch des Tauchgangs. „Plan your dive and dive your plan" lautet die Regel. 

Zur Planung von Projekten gibt es unterschiedliche Auffassungen. Im klassischen Projektmanagement wird empfohlen, bis zu einem Drittel der Gesamtprojektdauer für die Planung zu verwenden. Darunter fällt die Klärung der Ziele, der Rahmenbedingungen und Anforderungen und die exakte Klärung des Auftrags mit dem Auftraggeber.

Dies führt gelegentlich zu sehr komplexen und schwer zu steuernden Projektplänen. Die Abneigung gegen Pläne kommt auch daher, dass ein Plan wenig Raum für eigene spontane Aktionen lässt. Eine „Task Force" zur Rettung eines Projekts in Schieflage schafft Platz für Heldentaten, während die Erfüllung eines Plans langweilig und altmodisch erscheint.

Die angeblich gestiegene Komplexität der Welt scheint eine sinnvolle Planung unmöglich zu machen. Ein Plan wirkt veraltet, sobald er fertiggestellt ist. Heute haben sich auch im Projektmanagement Methoden etabliert, die iterativer vorgehen und auf eine zu detaillierte Planung verzichten.

Die Liste der Werkzeuge zur Unterstützung der Planung inklusive visueller Werkzeuge vom Gantt-Diagramm bis zur Mind-Map ist lang. Wie genau ein Projektplan im Vergleich zum Tauchplan sein sollte, hängt letztlich vom Projektziel, den Anforderungen und den Rahmenbedingungen ab. Dennoch ist ein Plan ein entscheidender Erfolgsfaktor, er muss nur gut gemacht sein. „Gut" heißt, dass er umfassend, einfach und verständlich ist und, dass er Flexibilität im Projekt ermöglicht.

Debriefing – Fazit

Du hast in diesem Blog-Artikel über Praktiken von Tauchern gelesen, die für Projekte nützlich sein können. Vielleicht ist nicht so viel neu für dich. Tatsächlich ist es so, dass die Gründe für das Scheitern von Projekten sehr überschaubar sind. Die gleichen Muster wiederholen sich immer wieder (wie beim Tauchen). Dennoch beobachte ich in meiner täglichen Praxis, dass die einfachsten Regeln nicht beachtet werden und dass machtvolle Werkzeuge nicht zum Einsatz kommen.

Wenn es so einfach ist, warum scheitern dann so viele Projekte?

Projektmanagement ist zunächst einmal ein Handwerk, das erlernt werden muss. Dieser Punkt wird oft unterschätzt. Allzu oft sehe ich fähige Kollegen, denen schwierige Projektaufgaben gegeben werden, ohne dass sie dazu befähigt worden sind. Das Ergebnis sind ausgebrannte Mitarbeiter und gescheiterte Projekte. Was für eine Verschwendung. Glücklicherweise erlebe ich auch Projekte, in denen sich eine Führungskraft entwickelt und wo herausfordernde Aufgaben eine positive Motivation für das Team bewirken, die über die Grenzen das Projekts auf die ganze Organisation wirkt.

In diesem Blog-Artikel wurde die besondere Sicht eines Tauchers auf das Projektmanagement dargestellt. Es gibt einige weitere gute Tipps, die das (Über-)Leben im Projekt erleichtern und hier noch nicht erwähnt wurden. Fortsetzung folgt.

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