8 Minuten Lesezeit (1568 Worte)

Fundament für die Verwendung von Power BI

Freitag, 22. April 2022

In diesem Blog-Artikel werden grundlegende Informationen zu den verschiedenen Architekturen, auf unterschiedlichen Umgebungen, für die Verwendung von Power BI zusammentragen. Dabei geht es nicht um die Architektur von Power BI selbst (da von Microsoft vorgegeben), sondern eher darum, wie Power BI verwendet werden kann.

Wenn man sich für die Self-Service-Datenanalyse mit Power BI entscheidet, fällt der Einstieg grundsätzlich nicht schwer. Mit dem Download der Anwendung Power BI Desktop kann auf dem lokalen Rechner umgehend mit der Erstellung eines Power-BI-Berichtes begonnen werden. Soll dieser auf weiteren Geräten einzusehen sein, so bietet die Power-BI-Free-Lizenz die Möglichkeit, kostenfrei einen eigenen Arbeitsbereich in der Azure Cloud zu erlangen, um seine Power-Berichte dort ablegen zu können. Mit diesem Power-BI-Account können in der Weboberfläche hochgeladene Berichte bearbeitet oder neue Inhalte wie z.B. Dashboards erstellt werden. Genaueres zu Dashboards und anderen Funktionen im Power-BI-Dienst wird in einem meiner nächsten Blog-Artikel beschrieben.

Doch was ist nun dieser „Power-BI-Dienst"?

Der Zugriff auf eigens erstellte Power-BI-Inhalte von jedem beliebigen Gerät mit Internetzugang ist durch die hochgeladenen Inhalte in die Cloud möglich. Hier bietet Microsoft "Power BI" als Software as a Service (SaaS) an – den "Power-BI-Dienst", wodurch die Inhalte zentral gespeichert und von überall aus erreichbar sind. In vielen Fällen reicht dies allerdings nicht aus. Schließlich ist eine der Stärken von Power BI, die erlangten Erkenntnisse der erstellten Berichte mit anderen zu teilen und somit einen Mehrwert zu schaffen. Doch für das Teilen von Inhalten oder die Zusammenarbeit mit anderen Power-BI-Nutzern ist die oben erwähnte Free-Lizenz nicht ausreichend. Microsoft hat zwei weitere für die Geschäftswelt wesentliche Lizenzen und damit auch „Architekturen" zur Nutzung von Power BI eingeführt.

Die Architekturen und damit verbundene Lizenzmodelle

Der Power-BI-Dienst ist Hauptbestandteil der ersten der hier vorgestellten Architekturen – die Cloud-Architektur. Diese ist die von Microsoft bevorzugte Variante der Power-BI-Nutzung. Diesen Eindruck machen zumindest die einseitigen Ergebnisse bei der Recherche zu Power BI. Mögliche Gründe dafür möchte ich hier nicht weiter diskutieren. Wie der erdachte Architekturname es schon sagt, wird zur gemeinschaftlichen Nutzung von Power BI die Cloud verwendet. Alle Inhalte (auch sensible Daten) müssen somit in die Cloud geladen und können anschließend mit Power BI als SaaS betrachtet, bearbeitet und geteilt werden. Dennoch wird die Erstellung von Berichten mit Power BI Desktop bevorzugt, da hier die Konnektoren zu den verschiedensten Datenquellen gepflegt sind. Der Power-BI-Dienst bietet bisher nicht die Fülle an Konnektivität, wie die lokale Erstellungssoftware.

Sobald die Berichte in die Cloud geladen wurden, können daraus weitere Inhalte erstellt werden. Dies sind:

Dashboards – einseitige Zusammenstellungen von Kacheln eines oder verschiedener Berichte
Apps, als Zusammenstellung mehrerer Berichte und Dashboards zum gleichen Thema
Neue Berichte, anhand der hochgeladenen Datasets der vorhandenen Berichte

Diese Inhalte können mit der Power-BI-Pro-Lizenz für andere Power-BI-Pro-Nutzer freigegeben werden, ob lediglich zur Betrachtung oder zum Bearbeiten. Dies kann durch die Angabe einzelner Personen, Microsoft-365-Gruppen oder Power BI eigenen Arbeitsbereichen geschehen. Denn Pro-Lizenz-Nutzer sind nicht in der Nutzung des eigenen Arbeitsbereiches eingeschränkt. Sie können weitere Arbeitsbereiche erstellen oder die aufgrund von MS-Gruppen automatisch erstellten Arbeitsbereiche nutzen. Diese virtuellen Bereiche bieten eine Art Arbeitsablage für erstellte Inhalte. Die dort freigegebenen Inhalte sind automatisch für alle Mitglieder des jeweiligen Arbeitsbereiches verfügbar. Dies ist besonders praktisch, wenn im Unternehmen ohnehin viele Arbeitsbereiche und Teams durch Microsoft-Gruppen abgebildet sind. So können die Inhalte schnell für die richtige Personengruppe freigegeben werden. Die Integration in Microsoft Teams ist hier sicherlich auch für die Zusammenarbeit nützlich.

Um die Daten der Inhalte direkt in der Cloud (auch automatisiert) aktualisieren zu können, also aktuelle Daten aus den Datenquellen zu erhalten, ist eine spezielle Gateway-Verbindung zu der Datenquelle nötig. Dies bezieht sich besonders auf lokale Datenquellen, die z.B. hinter der Unternehmens-Firewall sitzen. Wenn solch eine Verbindung zu möglicherweise sensitiven internen Datenquellen nicht möglich oder erwünscht ist, muss ein Workaround herhalten. Schließlich können die aktuellen Daten lokal über Power BI Desktop in den Bericht geladen und dieser wiederum neu veröffentlicht werden (also in die Cloud geladen). Zur Automatisierung dieses Prozesses gibt es Third-Party-Lösungen, die sich z.B. mit Power Shell oder Python behelfen. Beispiele dazu sind am Ende verlinkt.¹

Die Kosten für die Möglichkeit der Kollaboration und dem Betrachten fremder Inhalte belaufen sich auf 9,99 $ pro Monat und Nutzer. In einem MS-365-E5-Abo ist die Lizenz inklusive. Damit ist die Pro-Lizenz vergleichsweise preiswert und bietet vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen eine gute Self-Service-BI-Lösung. Die folgende Abbildung zeigt zusammenfassend den Aufbau der Cloud-Architektur in einem Unternehmen.

Abbildung 1: Darstellung der Cloud-Architektur (erstellt mit diagrams.net)

Der Preis für die Variante ohne Verwendung der Cloud ist um ein Vielfaches höher. Die für die zweite Architektur benötigte Premium-Lizenz schlägt mit 4.995 $ pro Kapazität² zu Buche und sorgt für einen ungläubigen zweiten Blick auf die Preisangabe. Benötigt wird die Premium-Lizenz für die On-Premises-Architektur. Die als Power-BI-Dienst angebotene Software as a Service wird damit zu einer, auf dem eigenen Server installierten Software, was allerdings für zusätzliche Kosten für Hardware, Betrieb und Instandhaltung sorgt. Damit bleiben allerdings alle Daten und Verbindungen zu Datenquellen, wenn erwünscht, hinter der eigenen Firewall. Dies ist, abgesehen vom Preis, der wohl eindeutigste Unterschied zur Cloud-Architektur. Doch die Kosten für die Premium-Lizenz und den eigenen Server bilden nicht ganz das Ende der Kostenliste. Zusätzlich zu der Premium-Lizenz sind nämlich Pro-Lizenzen für inhaltserstellende Nutzer notwendig. Dafür genügt aber für alle Nutzer, die lediglich lesenden Zugriff auf die Inhalte haben sollen, eine Free-Lizenz. Dieses Konzept ist daher vor allem für große Unternehmen mit vielen Power-BI-Nutzern gedacht.

Die weniger offensichtlichen Unterschiede beziehen sich z.B. auf die nutzbaren Funktionen. Dashboards sind Pro-Lizenz-Nutzern in der Cloud vorbehalten, ebenso das Abonnieren von Berichten per E-Mail. Umgekehrt bietet die On-Premises-Architektur, welche offiziell Power BI Report Server (Berichtsserver) heißt, andere Vorzüge, wie etwa das Verwalten der verwendeten Ressourcen, wie CPU, RAM und Ähnliches. Außerdem sind die Datasets in einer Premium Kapazität nicht wie bei Power BI Pro auf 1 GB beschränkt, sondern können eine Größe von 400 GB haben. Damit wappnet man sich mit der Premium-Lizenz für Big-Data-Aufgaben.

Das Teilen und Zusammenarbeiten mit Kollegen gestaltet sich mit dem Power-BI-Berichtsserver ein wenig anders, als beim Power-BI-Dienst, ist aber dennoch eine Alternative für datenbewusste Unternehmen und gewisse Aufgabenfelder wie Big-Data-Analysen. Je größer die Anzahl der Nutzer in einem Unternehmen ist, desto lukrativer kann die On-Premise-Architektur sein. Um dem Nutzer für das viele Geld dennoch auch die Funktionen und Möglichkeiten der Cloud-Architektur bieten zu können, ist jederzeit eine Anbindung an den Power-BI-Dienst möglich – kostenlos. Auch hier abschließend eine kleine Übersicht.

Abbildung 2: Darstellung der On-Premises-Architektur (erstellt mit diagrams.net)

Mittlerweile wurde noch eine weitere Lizenz in das Angebot von Microsoft aufgenommen. Dabei können gewisse Funktionen der Power BI Premium-Lizenz nur von einem einzelnen Nutzer verwendet werden. Diese Lizenz heißt offiziell „Power BI Premium pro Benutzer". Dem Nutzer stehen damit mehr Funktionen als mit der Pro-Lizenz zur Verfügung, sie kostet mit 20 $ allerdings auch das doppelte. Wer mit dieser Lizenz seine Inhalte freigeben möchte, ist auf Pro-Nutzer beschränkt. Die zuvor beschriebene Premium-Lizenz als Variante für Großunternehmen heißt nun „Power BI Premium pro Kapazität".

Genauere und weiterführende Informationen und Vergleiche von Funktionen der einzelnen Lizenzen bzw. den damit verknüpften Architekturen sind auf den offiziellen Webseiten von Microsoft und Power BI zu finden.³

Zusammenfassend

Somit hat Power BI für einige Anwendungszwecke etwas zu bieten. Wer möglichst kostengünstig und für sich selbst ein wenig seine Daten erforschen möchte, kann dies problemlos mit der kostenlosen Anwendung Power BI Desktop tun. Mit der Power-BI-Free-Lizenz sind die erstellten Berichte im Handumdrehen in die Cloud hochgeladen und damit von überall aus erreichbar. Diese Option ist damit besonders für Privatanwender interessant.

Anwender in Organisationen und Unternehmen sind meist daran interessiert, die erstellten Inhalte und Erkenntnisse mit anderen zu teilen. Dazu benötigt jeder involvierte Nutzer jedoch die Power-BI-Pro-Lizenz. Die Möglichkeit der Kollaboration setzt die Verwendung der Cloud und des Power-BI-Dienstes voraus, was in diesem Artikel unter dem Begriff der Cloud-Architektur zusammengefasst wurde. So wird z.B. dem Management die Möglichkeit einer datenbasierten Entscheidungsunterstützung geboten.

Der Begriff der On-Premises-Architektur deutet hier auf die Möglichkeit hin, Power BI ohne die Cloud zu verwenden. Diese Variante ermöglicht die Datenanalyse hinter der Unternehmens-Firewall und ist eher etwas für größere Unternehmen mit vielen Power-BI-Nutzern. Soll nur ein einzelner Nutzer den erweiterten Funktionsumfang der Premium-Lizenz nutzen können (z.B. für Big-Data-Analysen), so bietet Microsoft mittlerweile die Premium-Pro-User- (PPU-) Lizenz an.

Interessierte müssen sich also überlegen, auf welchem Fundament sie ihre Power-BI-Umgebung bauen, um schließlich die gewünschten Funktionen nutzen zu können. Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet aus meiner Sicht die Pro-Lizenz, also die hier beschriebene Cloud-Architektur. Für den Anfang und zum Testen reicht aber auch lediglich die kostenfreie Anwendung Power BI Desktop und optional die Cloud-Anbindung über die Free-Lizenz.

Haben Sie Daten zur Analyse parat? Dann probieren Sie es mit Power BI selbst aus, oder wenden sich bei Fragen gerne an uns.

Anmerkungen

¹ Links zu Tools für automatisiertes Aktualisieren der Daten und anschließendes Veröffentlichen des Berichtes direkt über Power BI Desktop:
Power Shell - https://github.com/dubravcik/PBIXRefresher
Python - https://github.com/dubravcik/pbixrefresher-python
Kommerzielles Tool - https://store.poweronbi.com/Products/ProdID/10/Power_Update

² „Kapazität ist der Kern von Power BI Premium- und Power BI Embedded-Angeboten. Sie stellt eine Sammlung von Ressourcen dar, die exklusiv für die Nutzung durch Ihre Organisation reserviert sind. Wenn Sie über eine Kapazität verfügen, können Sie Dashboards, Berichte und Datasets für Benutzer in Ihrer Organisation veröffentlichen, ohne separate Lizenzen für diese erwerben zu müssen." – https://docs.microsoft.com/de-de/power-bi/admin/service-admin-premium-manage

³ Offizielle Microsoft Webseiten zu Lizenzen und Vergleichen:
https://docs.microsoft.com/de-de/power-bi/report-server/compare-report-server-service
https://powerbi.microsoft.com/de-de/pricing/

https://docs.microsoft.com/de-de/power-bi/report-server/compare-report-server-service