Jobstart und Onboarding eines Projektmanagers in Zeiten von Corona

Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist auch in Corona-Zeiten wichtig, um neue Mitarbeiter:innen schnellstmöglich in die Firma, das Team und gegebenenfalls das zugeteilte Projekt zu integrieren und somit von Anfang an ein Gefühl des Wohlseins zu erzeugen und einen effizienten Start in die Arbeit zu gewährleisten.

Doch während die Annäherung an das neue Umfeld der Firma und an die neuen Kolleg:innen früher durch persönliche Meetings und Pausengespräche an der Kaffeemaschine geschah, ist dies aufgrund der Pandemie derzeit nicht möglich und verlangt nach innovativen Strategien, um diese sonst organischen Prozesse aus der Ferne zu ersetzen.

Die ORDIX AG hat mir jedoch sehr schnell gezeigt, dass der Onboarding-Prozess auch digital einwandfrei funktionieren kann. Meine positive Erfahrung möchte ich in diesem Artikel teilen. 

Bewerbungsphase in Pandemiezeiten

Meine Bewerbungsphase bei ORDIX im Frühjahr 2021 verlief ausschließlich digital.

Nachdem ich auf die vakante Stelle aufmerksam geworden bin, habe ich meine Bewerbungsunterlagen digital über das Online-Tool auf der Homepage der ORDIX AG eingereicht. So weit so gut und auch vor der Pandemie durchaus üblich.

Nach positiver Rückmeldung erhielt ich eine Einladung zum persönlichen Gespräch. Hier begann sich der Unterschied zu einer Bewerbung vor dem Frühjahr 2020 herauszukristallisieren: Anstelle von persönlichem Kennenlernen vor Ort wurden alle Gespräche als Online Konferenz durchgeführt. Auch wenn die Atmosphäre im heimischen Büro eine andere ist, konnte ich mir durch das von ORDIX erarbeitete Bewerbungskonzept ein umfassendes Bild der Firma und meiner zukünftigen Rolle bilden.

In zwei persönlichen Gesprächen mit Vertretern verschiedener Bereiche der ORDIX AG bestand ausreichend Möglichkeit, mich persönlich vorzustellen, einiges über die ORDIX AG und über die ausgeschriebene Position zu erfahren, meine potentiellen Führungskräfte kennenzulernen und alle offene Fragen zu stellen. Dabei herrschte stets – trotz digitalem Format – ein angenehmes und persönliches Gesprächsklima. Während des Bewerbungsprozesses standen bereits jederzeit alle Türen für Fragen offen.

Wenige Tage nach der Zusage erhielt ich die Vertragsunterlagen per Post.

Onboarding während Corona

Bereits vor meinem ersten Arbeitstag kontaktierte mich mein Vorgesetzter, um mich bereits über aktuelle Informationen und Termine zu informieren und so den Einstieg zu erleichtern. Auch die Möglichkeit an Schulungen teilzunehmen, die mich auf meine zukünftige Stelle vorbereiten, wurde mir zu diesem Zeitpunkt schon dargelegt.

Mein erster Arbeitstag bei ORDIX fand – in Absprache mit dem Vorgesetzten und Geschäftsstellenleiter ´– in meiner zugewiesenen Geschäftsstelle in Köln statt. Da dort derzeit pandemiebedingt nur sehr wenige Kolleg:innen anwesend sind, konnten alle Abstands- und Hygieneregeln stets eingehalten werden.

Die Bereitstellung der Hardware wurde bereits im Vorfeld organisiert und durchgeführt, sodass mir diese schon nach kurzer Zeit vom Helpdesk-Team übergeben werden konnte.

Nach einem persönlichen Willkommensgespräch mit dem Geschäftsstellenleiter und einem Rundgang durch die überwiegend leeren Büroräume ging das weitere Onboarding digital aus meinem Homeoffice weiter. Zur Einführung in die wichtigsten Tools und Abläufe wurden kurze Schulungen aufgesetzt, die aufgrund der verschiedenen Standorte der ORDIX AG ohnehin zur digitalen Durchführung vorgesehen sind. Tiefergehende Informationen gab es im persönlichen Dialog mit meinem Teamleiter.

Als zusätzlicher vertraulicher Ansprechpartner für alle Belange stellt ORDIX jedem neuen Mitarbeiter einen passenden Paten zur Seite, welcher als Ansprechpartner für Fragen und Belange jeglicher Art zur Verfügung steht. Dies rundet den sehr angenehmen und professionellen Einstieg ab.

Schnell realisiert man, dass die Unternehmenskultur „Jeder hilft jedem – sofort und kompetent" und „Wissen vermehrt sich, in dem man es teilt" bereits im Onboarding-Prozess und auch in Zeiten von Corona gelebt wird. Dies gilt nicht nur im Austausch mit dem Vorgesetzten und direkten Team-Kollegen, sondern über alle Hierarchieebenen hinweg.

Der digitale Start ins Kundenprojekt

Das Onboarding in dem Kundenprojekt fand ebenfalls in digitalen Meetings statt. Auch hier habe ich in allen Bereichen gesehen, dass das Onboarding und die Zusammenarbeit trotz Distanz funktioniert.

Aufgrund der terminlichen Flexibilität konnte man in verschiedenen Meetings die entsprechenden Ansprechpartner:innen kennenlernen.

Eine besondere Herausforderung ist es natürlich trotzdem, in einer neuen Firma einen fremden Kunden aus der Ferne kennenzulernen und die Prozesse und Gepflogenheiten des eigenen Teams und das des Kunden zu verinnerlichen. Hier zeichnete sich erneut der regelmäßige Austausch zwischen Kolleg:innen als wertvolles Instrument ab. Durch die bereitgestellte Technologie gepaart mit der gelebten teamorientierten Firmenkultur gelang es mir, in das Projekt optimal hineinzufinden, um dort den Kunden angepasst auf seine Bedürfnisse zu betreuen.

Fazit: Erfolgreiches Onboarding aus der Ferne

Aus meiner Erfahrung während der ersten Monate bei ORDIX kann ich das Resümee ziehen, dass ein gut strukturierter und organisierter Onboarding-Prozess die Hürden, welche die Pandemielage aufgestellt hat, erfolgreich überwinden kann. Es wurde mir schnell klar, dass die Firma bereits vor der Corona-Lage großen Wert auf Digitalisierung und modernes Arbeiten gelegt hat, um den Übergang in diese besondere Zeit so reibungslos zu meistern. Durch diese bereits gelebte Praxis im Unternehmen fühlte ich mich als neuer Mitarbeiter trotz pandemiebedingter Distanz im Homeoffice sehr schnell in die ORDIX-Familie integriert.

Die Unternehmensphilosophie der offenen Türen und „Jeder hilft jedem – sofort und kompetent" wird auch digital weitergeführt.

Die persönliche Kontaktaufnahme zu Kolleg:innen ist anders, aber funktioniert jedoch auch online sehr gut. Trotzdem freue ich mich auf den Zeitpunkt, an dem ich die Unternehmenskultur auch vor Ort miterleben und mitgestalten kann – denn auch wenn das Arbeiten aus der Ferne ebenso erfolgreich sein kann wie vor Ort, ist ein gemeinsamer Kaffee im Pausenraum nicht mit dem vor dem eigenen Bildschirm zu vergleichen ?