Projektstart online – Eine Erfolgsgeschichte

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Dieser Blogartikel beantwortet die Frage, wie bei verteilten Teams auch online erfolgreich ein Teambuilding und der Projektstart gelingen kann. Die Erfolgsgeschichte aus der Praxis beschreibt die flexible Adaption von Kollaboration, Workshops und Weiterbildungen auf das Onlineformat.

Im Projekt in großen Organisationen stehe ich als Projektleiter häufig vor der Herausforderung, neue und bundesweit verteilte Teams möglichst schnell und effektiv zur Zusammenarbeit zu bringen. In klassischen Projekten vor Corona starteten wir in der Regel mit einem Kickoff in einem physischen Raum. Alle Stakeholder wurden somit zusammengebracht und es konnten die wesentlichen Ziele des Projektes vermittelt werden. Das Kernteam vertiefte dann die inhaltliche Arbeit im Nachgang zum Kickoff. Der Tag wurde von einer Abendveranstaltung im Restaurant abgeschlossen, damit sich die Kollegen persönlich im entspannten Umfeld kennenlernen können. Je nach Projektgröße fanden dann am Folgetag noch weitere Workshops mit wichtigen Stakeholdern statt.

Dieses Vorgehen habe ich erfolgreich bei zahlreichen agilen und klassischen Projekten angewendet. Durch den persönlichen Kontakt wurden viele potenzielle Kommunikationsprobleme oder Hindernisse von Anfang an vermieden und der Team-Spirit geformt.

Online-Umsetzung in der Praxis 

Bedingt durch Corona arbeitet das gesamte Team bundesweit verteilt im Homeoffice. Persönliche Treffen sind nicht sinnvoll und fallen daher aus. In der Praxis stand ich vor der Herausforderung, ein neues Projekt agil aufzusetzen. Das Team kannte sich teilweise, hat in der Zusammensetzung aber noch nie zusammengearbeitet. Die meisten Kollegen hatten noch keine agile Erfahrung, dafür aber tiefes Knowhow im fachlichen bzw. technischen Thema.

Nach einem kurzen Kickoff habe ich mit einem dreischrittigen Vorgehen versucht, das Team auf die neuen Herausforderungen vorzubereiten:

  1. Einstellen einer Online-Scrum-Schulung für alle Kollegen, die noch keine Scrum-Erfahrungen hatten. Wir haben hier das ORDIX Scrum-Seminar als Online-Variante gewählt. Durch die kleine Gruppe von neun Personen fand ein kollaborativer Austausch statt. Die intensive Nutzung von Videoconferencing über Microsoft Teams ermöglichte das Gegenüber zu sehen. Die auf Online-Arbeit angepassten Übungen, das Timeboxing für verlässliche Pausen und Bild/Ton vermittelten annähernd das Gefühl einer Präsenzschulung.
  2. Durchführung eines „agile Motivations-Webinars" für alle Kernteammitglieder zum Aufbauen des agilen Mindsets. Nach der Schulung hatten alle Kolleg:innen eine Idee, wie Agilität funktioniert und mindestens theoretische Scrum-Erfahrungen. Die Kolleg:innen, die nicht an der Schulung teilgenommen haben, da sie bereits in Vorprojekten Erfahrungen gesammelt hatten, wurden integriert. Das Webinar hat das Team auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet und das agile Mindset weiter geformt. Zudem haben wir gemeinsam im Team eine Einordnung der aktuellen Projektsituation in die VUCA-Welt vorgenommen und reflektiert, was jede:r zum Projekterfolg und agilen Vorgehen beitragen kann. Der Einsatz von interaktiven Abstimmungstools (Menti) hat den Austausch im Webinar stark beflügelt. Zudem konnte über bewusst eingebaute Diskussionsblöcke der Austausch im Team gefördert werden.
    • Aus dem Team kamen nach dem Webinar sehr positive Rückmeldungen. Das Team konnte direkt durchstarten und der Online-Ansatz war kein Nachteil für den Projekterfolg!
  3. Gemeinsame Entwicklung des agilen Vorgehens im Team in Online-Meetings. Das Setup des Scrum-Projektes findet gemeinsam im Team statt. Die Terminierung von Daily-Terminen, der Projektstruktur, Jira- und Confluence-Nutzung: Da beim Kunden keine Plattform für Videokonferenzen zur Verfügung steht, nutzen wir für ein wöchentliches Meeting eine Teams-Konferenz von ORDIX, damit sich die Teammitglieder in Bild und Ton erleben können. Dieser Wunsch wurde von Teammitgliedern im agile Webinar geäußert. Der persönliche Videokontakt in der Scrum-Schulung und in dem Agile-Webinar sind im Team sehr gut angekommen. So können wir dauerhaft noch persönlicher in Kontakt bleiben.

Fazit: Alles online – alles neu?

Durch eine flexible Adaption von Workshops und Weiterbildungen auf das Onlineformat konnten wir gleichwertige Erfolge erzielen, wie bei den Präsenzmeetings in der Vergangenheit. Mit vertretbarem Aufwand wurde ein sehr hoher Nutzen für das Team erzielt. Kollaboration wird von den meisten Mitarbeiter:innen gewünscht und aktiv eingefordert. Das aktive Abfragen und Berücksichtigen der Teamwünsche hat in diesem Praxisbeispiel zum Erfolg geführt.

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