Kollaboration aus dem Home-Office

Ausgangslage

Die Corona-Pandemie hat die bisherige normale, persönliche Kommunikation seit März 2020 grundlegend geändert. Gemeinsame Präsenztermine vor Ort, sowohl mit Kunden als auch intern, mussten neu organisiert und gestaltet werden.

Die erste Option für eine remote- bzw. homeoffice-basierte Möglichkeit der direkten, interaktiven und persönlichen Kommunikation/Diskussion und Dokumentation der Ergebnisse waren die bereits bekannten Tools, wie z.B. Microsoft Teams.

Nach den ersten, praktischen Erfahrungen mit diesen Tools haben wir bei ORDIX das Kollaborations-Tool Miro, das viele Aspekte einer internen Zusammenarbeit unterstützt, intern eingesetzt.

Erfahrungen aus dem internen PraxisEinsatz bei ORDIX

Die Struktur und die Zielsetzung für die Durchführung eines internen Workshops im Bereich Projektmanagement bei ORDIX als auch die Vorbereitung durch die Moderator:innen und die Präsentation/Einführung für die Teilnehmer:innen konnten schnell aufbereitet und eingängig dargestellt werden. Eine kurze Einführung durch die Moderator:innen zu Umgang und Nutzung der Funktionen in Miro reichte für die Teilnehmer:innen aus.

Im nachfolgenden Ablauf war das Arbeiten mit Miro analog einer „gemeinsamen Spielwiese":

• Alle Kolleg:innen waren neugierig und interessiert und haben Miro direkt ausprobiert.

• -> Zuerst Chaos auf dem Monitor, aber dann schnell das grundlegende Verstehen, mit viel Begeisterung, Spaß und der Beteiligung von allen.
  

• Im Ergebnis haben alle nach kurzer Zeit die grundlegende Mechanik und die Handhabung von Miro verstanden.

Das persönliche Agieren innerhalb des Ablaufs im Workshop war schnell für alle verständlich und einsetzbar. Auch war das Agieren des Moderators und der Teilnehmer:innen jederzeit für alle transparent; die Ausarbeitung und das Ergebnis war umgehend auf dem Board live und sofort für alle Teilnehmer:innen sichtbar.

Eine Aufteilung in einzelne Arbeitsgruppen war schnell und unkompliziert möglich. Die Diskussion und gemeinsame Meinungsbildung/Verständnis der ausgearbeiteten Teilergebnisse in den einzelnen Arbeitsgruppen und die Konsolidierung in ein Gesamtergebnis ist schnell und effizient gelungen. Die nachfolgende Dokumentation des Gesamtergebnisses war unkompliziert aus Miro heraus schnell zu erstellen.

Auszug einiger Beispiele aus der Praxiserfahrung

Was sind die Optionen, Miro als Whiteboard zu nutzen? 

Das Online-Whiteboard MIRO bietet die Möglichkeit einer digitalen Version eines Whiteboards bzw. einer Pinnwand mit weiterführenden Möglichkeiten zur effizienten Bearbeitung von Sachthemen unter den akuten Bedingungen der CORONA-Pandemie.
Damit ist die Möglichkeit eines verteilten, standortunabhängigen und dezentralen Arbeitens (Basis Home-Office) in einer interaktiven, transparenten und persönlichen Mitwirkung einfach und gut möglich.
Die Vorteile dieses digitalen, remote nutzbaren und einfachen Einsatzes dieser Option für das „neue Arbeiten" liegen auf der Hand.

Weiterer Leistungsumfang Miro: 

• Whiteboard
• Mind Map
• Flow Chart
• Customer Journey
• Kanban
• Product Roadmap
• Retrospektive
• Vordefinierte Templates
• Eigene Templates können im Voraus erstellt und integriert werden
• Einfache Dokumentation per Aufzeichnung

Hinweis zuM Datenschutz 

• Hinweis: Als in der Cloud (USA) gehostete Software gibt es keine Möglichkeit, Miro auf einem eigenen Server zu installieren. Vorteil: Weniger Aufwand mit der Verwaltung. Miro stellt die Sicherheit in den Vordergrund und bietet je nach Tarifmodell in verschiedenen Sicherheitsstufen die Daten an. 
• Die Fragen in Hinsicht Sicherstellung der Datensicherheit sollten Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragen vorab klären.

Erfahrungen und FAZIT

• Miro bietet gute und schnell einzusetzende Funktionen/Vorlagen um remote, auch mit vielen Teilnehmer:innen, komplexe Themen zu bearbeiten.
• Die direkte und persönliche Interaktion per Miro war für alle Teilnehmer:innen schnell und mit „Spaß" möglich, und damit ein sehr positiver Faktor für die Zielerreichung.
  • gemeinsame Spielwiese, jeder war aktiv und hat schnell ausprobiert, zuerst Chaos auf dem Monitor aber mit viel Begeisterung und Spaß und dann mit sehr guten Ergebnissen zum Abschluss!
• Aus unserer praktischen Erfahrung heraus ist Miro ein wirklich gutes Tool für eine persönliche, interaktive und effiziente Zusammenarbeit, die remote stattfinden kann. 
• Wir werden über weitere Einsätze und praktische Erfahrungen zum Einsatz von Miro bei ORDIX gerne demnächst Weiteres berichten!