Teil 1/3: Vom klassischen Reporting zur Governed Self-Service BI-Plattform

Über Chancen und Herausforderungen bei der Modernisierung einer BI-Plattform

Im Consulting ist es unser tägliches Brot, Kunden dahingehend zu beraten, wie sie das maximale Potenzial aus ihren Daten herausholen, um damit ihr Unternehmen erfolgreich steuern zu können. Auf BI-Ebene liegt ein Schwerpunkt zudem darin, Daten so aufzubereiten, sodass Fachanwender daraus wertvolle Informationen gewinnen können.

In diesem dreiteiligen Blogartikel dreht sich alles darum, warum eine funktionierende Business Intelligence-Lösung für jedes Unternehmen essenziell ist und weshalb auch BI-Beratungen mit den üblichen Herausforderungen zu kämpfen haben. Es wird aufgezeigt, wie es gelingen kann, aus heterogenen Anforderungen unterschiedlicher Fachabteilungen ein Governed Self-Service BI-System zu entwickeln.

„Wein predigen, aber Wasser trinken" – auch BI-Beratungen brauchen BI

Warum sollte es in einer BI-Beratung anders sein als anderswo? Fachliche Anforderungen verändern sich, der Markt bewegt sich und auch die technischen Herausforderungen werden zunehmend komplexer. Dass jedes Unternehmen, welches wettbewerbsfähig sein und bleiben möchte, über ein gut funktionierendes BI-System verfügen muss, sollte mittlerweile unstrittig sein. Und so benötigt selbstverständlich auch eine BI-Beratung ein BI-System. Was aber die ORDIX AG von ihren meisten Kunden unterscheidet, ist das eigene sehr große interne Know-how im BI-Umfeld. Man sollte also meinen, dass es ein Leichtes ist, ein BI-Projekt in kurzer Zeit umsetzen zu können. Ein Trugschluss! Betrachtet man das gesamte Unterfangen etwas näher, stellt man schnell fest: Die Herausforderungen sind im Wesentlichen immer die gleichen und unterscheiden sich zu Kundenprojekten der ORDIX AG nur unwesentlich. „Think big, start small“ lautet die Devise. So muss auch hier erstmal das „Big Picture“ gezeichnet werden, indem Stakeholder identifiziert, fachliche Anforderungen aufgenommen und priorisiert werden, ehe man dann – möglichst agil versteht sich – mit der Implementierung beginnen kann. Und spätestens da lauert schon die nächste Herausforderung, die man mit Kundenprojekten gemein hat: das Tagesgeschäft! Letztendlich das, wovon jedes Unternehmen lebt und was im Kern die Grundlage und Motivation für die Einführung oder Optimierung eines jeden BI-Systems ist. So gilt auch bei der ORDIX AG: das Projekt muss parallel zum Tagesgeschäft laufen.

Warum sollte es in einer BI-Beratung auch anders sein als in den meisten Kundenprojekten?

Die ORDIX AG agiert seit mittlerweile über 30 Jahren erfolgreich in den Bereichen Anwendungsentwicklung, Data Warehousing, Projekt Management und Business Intelligence im Beratungsumfeld. Eine Besonderheit ist dabei sicherlich, dass sämtliche interne IT-Prozesse von der Reisekosten- und Zeiterfassung, über das Flottenmanagement und die Ressourcenplanung bis hin zur gesamten Faktura vom ersten Tag an selbst entwickelt und betrieben werden. Unterscheidet sich das von einem Kundenprojekt? Eigentlich nicht. Auch hier stößt man regelmäßig auf einen bunten Blumenstrauß an Systemen und eine heterogene Systemlandschaft, von eigens entwickelten Lösungen, bis hin zu Standard-Software wie SAP. Einen entscheidenden Vorteil hat es regelmäßig, wenn IT-Systeme oder Prozesse selbst entwickelt wurden: Es ist entsprechendes fachliches und technisches Know-how vorhanden. Nicht zwangsläufig immer, es gibt ebenso Szenarien, bei denen das schnellstmögliche Einführen einer Standard-Software zu raten wäre. Im Falle der ORDIX AG hat es sich jedoch bewährt, die Software und IT-Prozesse stets in der eigenen Hand zu halten.

Was Governed Self-Service BI von einer klassischen Reporting-Plattform unterscheidet

Vom klassischen Reporting zum Governed Self-Service BI bedeutet zunächst eine Verlagerung der traditionellen Berichterstattung zu einer flexibleren und agileren Form der Datenanalyse und -bereitstellung. Das klassische Reporting ist in der Regel stark reglementiert und wird von Entwicklern erstellt. Die Anforderungen für das Reporting werden häufig von der Führungsebene oder anderen Entscheidungsträgern im Unternehmen festgelegt. Berichte werden dann meist in statischen Formaten wie Tabellen, Diagrammen oder Grafiken dargestellt.

Im Gegensatz dazu ermöglicht Governed Self-Service BI den Anwendern einen direkten Zugriff auf Datenquellen und Analysewerkzeuge, wodurch sie ihre eigenen Berichte und Analysen erstellen können. Dies gibt den Anwendern die Flexibilität, die Daten auf ihre spezifischen Anforderungen zuzuschneiden und auf Veränderungen reagieren zu können. Die Governance-Komponente stellt dabei sicher, dass die Daten korrekt und konsistent sind und dass der Zugriff auf die Datenquellen nur entsprechend den Unternehmensrichtlinien erfolgen kann. Diese Governance-Komponente wird in der Regel von der IT-Abteilung verwaltet, um sicherzustellen, dass Anforderungen für Datensicherheit und Compliance eingehalten werden.

Insgesamt bietet Governed Self-Service BI eine ausgewogene Kombination aus Flexibilität und Kontrolle, wodurch Anwenderinnen und Anwender auf der einen Seite dazu befähigt werden, schnell und effektiv auf Daten zuzugreifen, ohne dabei die Themen Sicherheit und Compliance zu vernachlässigen.

Der Status quo bei ORDIX bestand im Wesentlichen aus Standard Reports. Teilweise regelmäßig als E-Mail verteilt, teilweise im Intranet veröffentlicht oder in Applikationen eingebettet. Sicherheit und Compliance waren in den Berichten verankert. Wer keine Berechtigung auf einen Bericht hatte, konnte keine Daten einsehen. Und innerhalb eines Berichtes gab es keine Möglichkeit, weitere Daten abzufragen. Klassisches Reporting eben. Warum sollte es in einer BI-Beratung eben anders als woanders sein? Auch hier wachsen Prozesse und Systeme gerne mit dem Unternehmen mit.

BI Developer, Data Engineers und Projektmanager: Das sind im Wesentlichen die Rollen, die es für ein BI-Projekt zu besetzen gilt. Je nachdem, ob die fachliche Anforderungsanalyse als Bestandteil der Rolle des BI Developers gesehen wird oder nicht, wird ggf. noch die Rolle des BI-Analysten nötig. Das Know-how, um jede Rolle mit internen Ressourcen besetzen zu können, liegt bei der ORDIX AG vor. Eine Herausforderung, auf die man eher den Fokus setzen musste, war: Wie kann das Projekt parallel zum Tagesgeschäft laufen und wie kann man trotz stark schwankender Kapazitäten und Verfügbarkeiten der Projektmitarbeiter einen kontinuierlichen Projektfortschritt erreichen?

Um es direkt aufzulösen: Es geht nicht ohne Kompromisse! Große BI-Projekte können nicht nebenher umgesetzt werden und bedürfen stets einer gewissen Grundausstattung an Ressourcen und Kapazitäten. Bei der ORDIX AG ist man sich dem dank über 30 Jahren Projekterfahrung bewusst und hat das Projekt ORDIX Reporting 2.0 von vorneherein mit einem entsprechenden internen Budget ausgestattet sowie bei der Auswahl der Ressourcen auf eine gewisse Mindestverfügbarkeit geachtet.

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