Welches Vorgehen eignet sich für mein Projekt?
7 von 10 Projekten erreichen nicht das gewünschte Ergebnis (Chaos Studie, 2015). Dabei zählt die Revision von Anforderungen zu den drei häufigsten Gründen eines Scheiterns1. So werden einzelne Linientätigkeiten zuerst durch Scrum oder innovative Projekte im Wasserfallmodell durchgeführt. Doch gerade die Entscheidung über das Vorgehen eines Projekts ist für dessen Erfolg entscheidend.
Die Frage ist nicht, welches Modell grundsätzlich überlegen ist, sondern unter welchen Voraussetzungen es besser geeignet ist. Eine simple Differenzierung zwischen komplizierten und komplexen Projekten kann die Gewohnheit des „aus dem Bauch heraus entscheiden" und die damit einhergehenden negativen Auswirkungen minimieren.
Die Stacey-Matrix (nach dem britischen Organisationstheoretiker Ralph D. Stacey) bietet eine geeignete Orientierungshilfe, um ein Projekt anhand einfacher Parameter zwischen komplizierter und komplexer Natur zu differenzieren. Auf zwei Achsen werden die Klarheit über die Anforderungen und die Zielsetzung mit den Fähigkeiten in Bezug auf den Methodeneinsatz gegenübergestellt.
Innerhalb dieser Matrix können Sie Ihr Projekt grob einordnen
Klarheit über die Anforderungen und Ziele:
- „Wie sicher ist mein Projektziel?"
- „Wie weit sind die Anforderungen bekannt?"
- „Was sind die Erwartungen an das Projektergebnis"
Klarheit über den Methodeneinsatz und Weg:
- „Wie sicher sind wir [als Organisaton/Team/…], was Technik oder Methodik angeht?"
- „Wie routiniert ist dieser Prozess?"
- „Wie oft wurde dies bereits gemacht?"
Je nach Ausprägung kann ein Projekt in eine von vier Domänen fallen
Simple Domäne
Simple Vorhaben sind Routineoperationen eines Unternehmens mit klarer Zielsetzung und Technologie. Durch klassische Standardprozesse des Unternehmens (Best-Practices) können diese Vorhaben in kurzer Zeit durchgeführt werden. Ein Beispiel für ein simples Vorhaben ist die Gehaltsanpassung eines Mitarbeiters. Hierbei kann im Vorfeld klar bestimmt werden, was erreicht werden soll und wie die Gehaltsanpassung operativ abläuft.
Komplizierte Domäne
Sobald sich die Anforderungen verändern oder ein Technologiewechsel auftritt, wird das simple Problem zu einem komplizierten Problem. Komplizierte Projekte weisen noch mehr bekannte Faktoren als unbekannte Faktoren auf, weswegen eine Vorhersagbarkeit von Problemen weiterhin möglich ist. Dadurch werden komplexe Probleme plan- und steuerbar.
Insbesondere zeichnen sich komplizierte Projektumgebungen dadurch aus, dass die Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge bekannt sind und gemanagt werden können. Mit traditionellen Vorgehensmodellen, wie z.B. dem Wasserfallmodell, Kanban oder Six Sigma, wird der größte Erfolg erzielt.
Komplexe Domäne
Komplex ist ein Vorhaben dann, wenn die Methodik und Technologie unklar sind und die Anforderungen oft nicht vorhergesagt werden können bzw. instabil sind. Es existieren mehr unbekannte als bekannte Faktoren respektive mehr Unvorhersehbarkeit.
Komplexe Probleme befinden sich in ständiger Bewegung. Deshalb ist es hier nicht sinnvoll, mit traditionellen Vorgehensmodellen anzusetzen oder das Projekt langfristig durchzuplanen. Stattdessen bieten sich iterative Schritte mit kurzen Feedback-Schleifen und Wiederholungen an, um sich an das flexible Umfeld anzupassen und sich langsam dem Ziel zu nähern.
Durch den iterativen Prozess gekoppelt mit einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (Inspect and Adapt) können Fehlentwicklungen effizient korrigiert werden. Agile Methoden wie Scrum, Design Thinking oder Emergent Practices (Methoden, die aus der Mitte des Unternehmens entwickelt werden) sind für komplexe Vorhaben in komplexen Projektumgebungen erfolgsversprechender als klassische Modelle.
Chaotische Domäne
Ein chaotisches Vorhaben wird durch die unklare Zielsetzung, den unbekannten Methodeneinsatz und unberechenbare Umstände charakterisiert. Es ist ineffizient, für chaotische Probleme nach einem geeigneten Vorgehensmodell zu suchen. Durch den Projektleiter sollten zuerst grobe Anforderungen oder Technologien geklärt werden. Nach und nach verändern sich die Faktoren wieder in Richtung der Eigenschaften einer komplizierten oder komplexen Domäne.
Doch wieso scheitern nun Projekte an der Wahl eines falschen Vorgehensmodells?
Agiles Vorgehen bei komplizierten Projekten:
Obwohl komplizierte Projekte trotz der Verwendung agiler Methoden selten Variationen in der Qualität aufweisen, verlaufen die Projekte ineffizient, da Ressourcen falsch eingesetzt werden. Aufgrund der Vorhersehbarkeit und Planbarkeit des Projektes ist es daher nicht nötig, sich durch Agilität und iterativen Zyklen einem bereits bekannten Endergebnis anzunähern. In der komplizierten Domäne finden sich größtenteils langfristige Großprojekte wieder, die unter Anwendung agiler Methoden an hohen Kosten und Ressourcenverschwendung scheitern würden.
Klassisches Vorgehen bei komplexen Projekten:
Während komplizierte Projekte durch die Anwendung agiler Methoden nur unwirtschaftlich verlaufen, besitzen traditionelle Methoden bei komplexen Problemen ein viel größeres Schadenspotential. Dabei werden die Herausforderungen konsequent unterschätzt und die eigenen Fähigkeiten überschätzt. Komplexe Projekte werden dabei bis in das kleinste Detail heruntergebrochen und anschließend mit Kennzahlen zur Fortschrittskontrolle ausgestattet. In Statusberichten spiegelt sich dann der ‚Wassermelonen-Effekt' wider. Die Gefahr ist groß, dass das Projekt anschließend scheitert und erst zu spät festgestellt wird, dass dies der Fall ist.
Das folgende Video zeigt auch noch einmal, wann ein klassisches und wann ein agiles Vorgehen grundsätzlich besser geeignet ist.
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Quellen/Verweise
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