Entscheidungen langfristig nachvollziehbar festhalten – das Protokoll

Die Frage in die Runde „Wer protokolliert heute den Termin?" wird häufig mit Schweigen beantwortet. Die Ziele dieses Artikels sind daher, die Relevanz für die Protokollierung einzuordnen, und die Motivation für das Verfassen von Protokollen zu steigern.

Warum Protokollieren?

Im Projekt herrscht in der Regel eine Einigkeit darüber, wichtige Entscheidungen und Erkenntnisse festzuhalten. Vermeintlich unwichtige Themen werden nur am Rande besprochen und nicht festgehalten. Aus der Praxiserfahrung heraus können vermeintlich kleine Unklarheiten in den Entscheidungen im Nachhinein jedoch eine große Auswirkung haben. Die Frage, ob es sich um einen Bug oder einen Change Request handelt, kann große Auswirkungen auf das Budget oder die Timeline haben.

Die Kommunikation des Protokolls erfolgt an alle Teilnehmer des Meetings und in CC an Kollegen, die das Thema auch betrifft, bzw. die nicht teilnehmen konnten. Die Informationen und Entscheidungen können so im ganzen Team transparent gemacht werden. Zudem gibt es die Chance zu widersprechen, falls Inhalte nicht korrekt dokumentiert wurden.

Durch das Festhalten und Überwachen von wichtigen offenen Punkten und Problemen kann zudem die Zulieferzeit und -qualität von Informationen verbessert werden.

WER SCHREIBT?

In Abhängigkeit vom Umfeld und Thema des Termins sollte der Protokollant bewusst ausgewählt werden. Eine vorherige Abstimmung bzw. in gleichberechtigten Teams eine festgelegte rollierende Reihenfolge des Protokollführers sollte unbedingt etabliert werden. So kann die einleitende und demotivierende Frage nach dem „wer" am Anfang des Termins vermieden werden.

Eine Trennung der Rollen „Moderator" und „Protokollant" erleichtert die Konzentration auf die jeweiligen Aufgaben im Termin stark und ist zu empfehlen.

Bei politischen und strategischen Themen ist die Rolle des Protokollanten extrem wichtig. Der Protokollant muss eine neutrale Sicht einnehmen und somit sicherstellen, dass die Ergebnisse nicht anders interpretiert werden. Je nach Umfeld kann es ein großer Vorteil sein, das Protokoll selber zu verfassen, um einer Färbung entgegenzuwirken.

Was ist enthalten?

• Ort, Datum, Thema, Uhrzeit und Dauer der Besprechung
• Teilnehmer und optional Funktion oder Organisationseinheit und Verteiler (in CC)
• Protokollant
• Agenda
  • Ergebnisse und Informationen pro Agendapunkt
  • Aufgaben bezogen auf die Agendapunkte

Wie wird das Protokoll verfasst?

Unterschieden wird zwischen Ergebnis- und Verlaufsprotokollen. Ergebnisprotokolle fassen wesentliche Ergebnisse, Entscheidungen, Informationen und Aufgaben zusammen. Verlaufsprotokolle geben darüber hinaus den gesamten zeitlichen und inhaltlichen Verlauf des Termins wieder. Somit werden die Diskussionen und der Weg der Entscheidungsfindung mit festgehalten.

Ist der Diskussionsverlauf nur für Einzelentscheidungen relevant, so kann das detaillierte Dokumentieren des Verlaufes nur für einzelne Punkte des Ergebnisprotokolls vorgenommen werden. Dieser hybride Ansatz verschlankt das Protokoll erheblich.

Das Protokoll bezieht sich immer auf die Agendapunkte. Somit können der Moderator und der Protokollant darauf hinwirken, dass die Ziele des Termins im Fokus bleiben. Ein Abschweifen zu anderen Themen kann somit vermieden werden und die Effizienz des Termins steigt.

Für regelmäßige Termine bietet ein fortlaufendes Protokoll Vorteile. Somit können Aufgaben überwacht und historische Entscheidungen oder Ergebnisse schnell in einer Datei, an einem Ort oder in einem Tool recherchiert werden. Fotodokumentationen von Flip Charts oder Whiteboards können die Protokolle sinnvoll ergänzen.

Im Unternehmen sollte eine einheitliche Vorlage für Protokolle existieren. Sollte dies nicht der Fall sein, so sollte der Projektleiter oder das PMO ein Template bereitstellen.

Wann wird protokolliert?

Idealerweise wird das Protokoll während des Termins digital mitgeschrieben und kann am Ende kurz gemeinsam besprochen werden. So können die Ergebnisse final verteilt werden. Dies erfordert einen Protokollanten, der eine hohe Auffassungsgabe hat, den Themen inhaltlich folgen kann und zudem schnell tippt. Ein zu langes Warten der Teilnehmer auf die Online-Dokumentation der Themen im Protokoll sorgen für ineffiziente Termine. Sollte die live-Erstellung nicht gelingen, sollte das Protokoll kurzfristig nach dem Meeting verteilt werden. Nur so besteht die Chance, dass fehlerhafte Dokumentationen noch erkannt und korrigiert werden können, da die Themen noch in den Köpfen der Teilnehmer präsent sind.

Das analoge Protokollieren bietet sich während des Termins an, wenn keine ausreichenden technischen Möglichkeiten existieren, oder der Protokollant nicht schnell genug tippen kann. Zur Ablage sollten alle Protokolle digitalisiert werden.

Fazit

Durch eine saubere Protokollierung von Entscheidungen und Aufgaben werden die Transparenz im Team, die Qualität der Ergebnisse und die Einhaltung von Budget und Timeline verbessert. Als Projektleiter habe ich ein starkes Interesse an allen drei Aspekten und protokolliere nahezu jeden Termin. Das Protokollieren ist keine Strafarbeit, sondern wird schnell zur Routine.