Projektmanagement: Stakeholdermanagement – Warum ist es so wichtig?

Immer wieder taucht der Begriff Stakeholdermanagement im Projektmanagement auf. Was verbirgt sich eigentlich dahinter, und warum ist es so wichtig?  

Wer oder was sind Stakeholder?

Als Stakeholder werden in der Regel Personen oder Personengruppen bezeichnet, die ein berechtigtes Interesse an einem Projekt haben. Dazu gehören auf den ersten Blick natürlich Eigentümer (Anteilseigner), Kapitalgeber und Mitarbeiter. In einigen Fällen kommen auch noch staatliche bzw. öffentliche Institutionen hinzu. Weitere Stakeholder können auch Kunden und Lieferanten sein. Gruppieren lassen sich Stakeholder in aktiv und passiv, oder auch intern und extern.

Die Gruppe der Mitarbeiter

Diese Gruppe lässt sich je nach Betrachtungswinkel noch weiter aufbrechen. Die Berührungspunkte von Mitarbeitern mit Projekten sind durchaus unterschiedlich. Nehmen wir an, das Projekt soll eine bestehende Anwendung ersetzen. Die Gruppe enthält demnach die aktuellen und die zukünftigen Nutzer der Anwendung. Diese müssen nicht zwingend deckungsgleich sein. Diese Nutzer sind aus Sicht der Anforderungsermittlung wichtig, um Erfahrungen aus der Nutzung der Altanwendung zu liefern, aber auch um Erweiterungs- bzw. Verbesserungspotentiale für das zukünftige Produkt zu nennen. Weitere Stakeholder aus dem Bereich der Mitarbeiter sind Entwickler und Tester, deren Beteiligung am Projekt in der Hauptsache (aber nicht nur) in die Vorbereitungs- und Umsetzungsphase fällt. Ebenso finden sich im organisatorischen Bereich Stakeholder. Hier sind z.B. Abteilungs- oder Teamleiter zu nennen, deren Verbindung zum Projekt ganz unterschiedlich sein kann. Einerseits als Vorgesetzte der Nutzer, für die sich mit dem Projekt etwas ändert, andererseits aber auch als diejenigen, die für die Projektlaufzeit Ressourcen zur Verfügung stellen müssen, damit das Projekt umgesetzt werden kann.

Weitere Stakeholder

Die Bereiche Datenschutz, Security und Betriebsrat sind weitere wesentliche Stakeholder, die betrachtet werden müssen. Die Einbindung dieser Bereiche ist erfolgskritisch für die Umsetzung und Einführung eines Produktes.

Einfluss und Unterstützung durch Stakeholder

Die bekannten Stakeholder sollten auch dazu genutzt werden, um mit ihrer Unterstützung weitere Stakeholder zu erkennen. Diese Stakeholder müssen dann in einer Liste dokumentiert werden. Vielleicht existieren auch aus vergangenen ähnlichen Projekten bereits Stakeholder-Listen, die zur Informationsbeschaffung dienen können. Diese Liste ist während der Projektlaufzeit dynamisch. Es können neue Stakeholder hinzukommen z.B. durch Veränderungen des Projekt-Scopes oder weil sie schlichtweg übersehen wurden. Es können sich aber auch durch personelle Veränderungen oder Umstrukturierungen während der Laufzeit Änderungen ergeben.

Aus der obigen Aufzählung wird deutlich, dass in der großen Gruppe der (Unternehmens-)Mitarbeiter durchaus unterschiedliche Sichtweisen auf das Projekt und daraus resultierend verschiedene Einstellungen zum Projekt existieren werden. Somit ist es nicht nur wichtig, seine Stakeholder im Projekt zu kennen, sondern auch zu wissen, wie sie das Projekt beeinflussen. Hier ist es wichtig zu verstehen, wie die Einstellung zum, aber auch der Einfluss desjenigen auf das Projekt ist. Ist der Stakeholder ein Unterstützer des Projektes und kann mit Hilfe seines Einflusses zum Projekterfolg beitragen, oder ist es umgekehrt, lehnt der Stakeholder das Projekt eher ab und hat auch die Möglichkeit, das Projekt negativ zu beeinflussen?

Zielgerichtete Kommunikation

Unabhängig von den allgemeinen Vorgaben des Vorgehensmodells zum Projekt-Reporting ist es wichtig, die Stakeholder in der Information zu halten. Umfang und Inhalt der zu liefernden Informationen hängen vom Grad der Betroffenheit, aber auch von den persönlichen Präferenzen des Stakeholders ab. Dem einen reicht eine regelmäßige Status-E-Mail, der andere hätte den Statusbericht gerne persönlich vorgestellt. Hier muss eine Abwägung stattfinden, inwieweit den Präferenzen des einzelnen nachgekommen werden kann oder muss, abhängig von der Relevanz des Stakeholders für das Projekt. Grundsätzlich aber gilt, dass durch frühzeitige und ausreichende Informationsbereitstellung eine Einbindung der Stakeholder in das Projekt erreicht werden soll, damit sie sich nicht als Betroffene, sondern als Teil des Projektes empfinden.

In diesem Bereich wird deutlich, dass die Aufgabe des Stakeholdermanagements kein einmaliges Thema ist, sondern das gesamte Projekt begleitet. Wichtig ist dabei auch, die möglichen Veränderungen in den Einstellungen der Stakeholder während der Projektlaufzeit im Auge zu behalten und wenn möglich gegenzusteuern. Beispielsweise besteht die Gefahr, einen dem Projekt gegenüber positiv eingestellten Abteilungsleiter zu verlieren, weil er nicht genug eingebunden wurde. Zu den Möglichkeiten im Umgang mit Stakeholdern sei zur Vertiefung auf unsere weiteren Seminare im Bereich Projektmanagement hingewiesen. Hier finden sich auch allgemeine Workshops zu Themen wie Kommunikation und Konfliktmanagement, denn auch mit frühzeitiger und aktiver Kommunikation werden sich Konflikte im Stakeholdermanagement nie ganz vermeiden lassen.