Kurz und gut - Episode #09 Die Pflicht mit der Last: Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft

Wie prüft man den Projekterfolg? Wann ist ein Projekt erfolgreich? Als allgemeine Definition ist anerkannt, dass ein Projekt erfolgreich ist, wenn das Ergebnis …

• … in der geplanten Funktionalität …
• … in der geplanten Qualität …
• … in der geplanten Zeit …
• … im Rahmen des geplanten Budgets …
• … im Rahmen der erwarteten Risiken …
• … trotz aller Änderungen …
  
  

… realisiert werden konnte. Diese Definition kommt zugegebenermaßen aus der klassischen Projektplanung. (Exkurs: Bei agilen Vorgehensweisen läuft es etwas anders. Hier kommt der Rolle des Product Owners die entscheidende Aufgabe zu, festzulegen, ob und wann ein Produkt fertiggestellt ist. Dort werden Anforderungen – sonst kann nicht mit der Umsetzung gestartet werden – in User-Stories und Epics beschrieben, die nacheinander umgesetzt werden.)

Ein „Test“ des Projektendprodukts erfolgt genau anhand der oben genannten Kriterien. Einige der Aspekte sind recht einfach am Projektende zu überprüfen, z. B. Zeit und Budgetverbrauch. Bezüglich der versprochenen Funktionalität kann es hingegen sehr schnell zu Unstimmigkeiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer kommen. Um dies zu vermeiden, ist eine klare Definition und ein gemeinsames Verständnis von dem, was das Projekt liefern soll, unumgänglich. An dieser Stelle kommen Lasten- und Pflichtenheft eine Schlüsselrolle zu.

Im Lastenheft definiert der Auftraggeber genau, welche Anforderungen er hat und was genau geliefert und geleistet werden soll (das Was). Anforderungen sollten dabei zähl- oder messbar definiert sein. Will man späteren Unstimmigkeiten möglichst vorbeugen, werden an dieser Stelle bereits klare Abnahmekriterien den Anforderungen gegenübergestellt, die schriftlich fixiert werden sollten. Es ist anzumerken, dass ganz klar der Auftraggeber für das Lastenheft verantwortlich ist und bleibt, selbst wenn er das Lastenheft durch Dritte oder in einem Vorprojekt erstellen lässt. Gewissermaßen „haftet“ er demnach für dessen Inhalt. Was nicht im Lastenheft gefordert ist, muss auch nicht durch das Projekt geleistet werden – ansonsten handelt es sich mindestens um eine Änderung (Change), welche extra außerhalb des eigentlichen Projektbudgets zu vergüten ist.

Das Lastenheft ist die Basis für den Auftragnehmer eines Projekts, um zu überlegen, wie die Anforderungen/Lasten umgesetzt werden sollen. In gewisser Weise die Antwort auf das Lastenheft ist daher das sogenannte Pflichtenheft, für welches der Auftragnehmer die Verantwortung trägt. Hierin wird beschrieben, wie die Anforderungen/Lasten umgesetzt werden. Erklärt sich der Auftraggeber mit dem so beschriebenen Lösungsvorschlag einverstanden, kann er den Auftrag für das Projekt erteilen.

Fazit

Die Bedeutung von klaren Anforderungen wird in der Praxis häufig unterschätzt, weshalb es manchmal zum Ende eines Projekts bzw. zur Abnahme des Projektproduktes zu Meinungsverschiedenheiten gefolgt von aufwändigen Nacharbeiten kommt. Daher kann nicht klar genug betont werden, wie wichtig die Ausarbeitung von klaren Anforderungen und einem gemeinsamen Verständnis ist. Das gilt sowohl in klassischen als auch agilen Projekten.

Aus diesem Grund behandeln wir dieses Thema ausführlich in unseren Seminaren, wie etwa dem allgemeinen Projektmanagementkurs PM-01 oder noch ausführlicher im Kurs Anforderungsmanagement in IT-Projekten PM-14.

Seminarempfehlungen