Mit KI gegen den Ausschreibungsdschungel – Wie ORDIX die Projektakquise digitalisiert

Öffentliche Ausschreibungen sind für viele Unternehmen ein wichtiger Zugang zu neuen Projekten – gleichzeitig aber auch eine tägliche Herausforderung. Die ORDIX AG hat diesen Prozess mit einer KI-gestützten Lösung neu gedacht: weniger Aufwand, mehr Übersicht und schnellere Entscheidungen. Wie genau das funktioniert und warum dieser Ansatz auch für andere Branchen spannend ist, zeigt dieser Artikel. 

Fachlicher Kontext: Ausschreibungen als tägliche Herausforderung

ORDIX^® ist bei der Projektakquise stark auf öffentliche Ausschreibungen angewiesen. Diese werden von einer Vielzahl öffentlicher Stellen über unterschiedliche Portale veröffentlicht und über ein zentrales Meta-Portal gesammelt. Täglich erreichen das Unternehmen zwischen 10 und 30 neue Ausschreibungen – jede mit eigener Struktur, unterschiedlichen Dokumenttypen (PDF, Word, Excel) und oft über 100 Seiten lang.

Die Sichtung und Bewertung dieser Ausschreibungen waren bislang ein manueller und zeitintensiver Prozess. Vertriebsmitarbeitende investierten täglich zwischen 30 und 120 Minuten, um zu prüfen, ob eine Ausschreibung zum Leistungsportfolio der ORDIX AG passt. Dabei mussten relevante Informationen wie Laufzeit, Volumen, technische Anforderungen oder Ort der Leistungserbringung mühsam extrahiert und zusammengefasst werden. Leider kam es in der Vergangenheit sogar vor, dass wichtige und relevante Ausschreibungen übersehen wurden, weil sie in der Masse untergegangen sind. Es bestand daher eindeutig Handlungsbedarf, um diesen internen Prozess zu optimieren. 

Die Lösung: KI-gestützte Applikation zur Ausschreibungsbewertung

Um den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Qualität der Bewertung zu verbessern, hat ORDIX^® eine innovative Applikation mit KI-Unterstützung entwickelt. Die Lösung basiert auf einer eigenen Java-Applikation und nutzt aktuell GPT-4 über die API von OpenAI – mit der Option, künftig auch andere kommerzielle oder Open-Source-Modelle flexibel einzubinden.

Die Anwendung deckt fünf zentrale Use Cases (UC) ab:

• UC1: Automatisiertes Abrufen neuer Ausschreibungen
  Die Applikation greift täglich auf das Meta-Portal zu und lädt neue Ausschreibungsinformationen automatisiert herunter.
• UC2: KI-basierte Erstbewertung
  Eine KI, die das Leistungsportfolio der ORDIX AG kennt, bewertet jede Ausschreibung und kategorisiert sie in GRÜN (passt gut), GELB (könnte passen) oder ROT (passt nicht). So entsteht eine erste Einschätzung ohne manuellen Aufwand.
  Es wurde dazu ein Prompt (Eingabe für die KI) entwickelt, der das Leistungsportfolio der ORDIX AG deutlich macht und noch einmal klar hervorhebt, welche Projekte, Lösungen und Technologien für ORDIX^® im Fokus stehen. Auch konkrete Leistungen (z. B. Beratung im Umfeld von SAP) wurden explizit ausgeschlossen, weil die ORDIX hier nicht aktiv ist.
• UC3: Tägliche Sichtung der Relevanzbewertung der neuen Ausschreibungen
  Nach der Relevanzbewertung durch die KI werden die Ausschreibungen seitens der Vertriebsmitarbeitenden gesichtet. Im Idealfall müssen nur noch GRÜN bewertete Ausschreibungen berücksichtigt werden.
• UC4: Zusammenfassung und Metadaten-Extraktion
  Im Wesentlichen interagieren die Mitarbeitenden des Vertriebs mit der Anwendung. Bei Bedarf kann eine Ausschreibung ausgewählt und von der KI zusammengefasst werden. Dabei werden wichtige Metadaten wie Start- und Enddatum, Volumen, Abgabefrist, Ort, Laufzeit, benötigte Skills und Referenzen extrahiert – eine wertvolle Grundlage für die weitere Entscheidungsfindung.
• UC5: Finale Bewertung der Ausschreibung
  Nachdem die wichtigen und relevanten Informationen zu einer Ausschreibung in einem standardisierten Format vorliegen, kann der Vertrieb gemeinsam mit den Vertreter:innen der Fachabteilungen entscheiden, ob eine Teilnahme an der Ausschreibung angestrebt werden soll oder nicht.

Die Entwicklung erfolgte iterativ: Ein erster Prototyp war bereits nach wenigen Tagen einsatzbereit. Die Umsetzung eines unterstützenden Frontends sowie die technische Optimierung nahmen weitere Wochen in Anspruch. 

In der Abbildung wird der fachliche Ablauf noch einmal grafisch dargestellt.

Für die Bearbeitung der Ausschreibungen, der manuellen Bewertung und der Sichtung der Unterlagen wurde zusätzlich eine Workflow-Steuerung in die Anwendung eingebaut, damit Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter innerhalb des Vertriebs, Vertreter der Fachabteilungen oder dem Vorstand zugewiesen werden können. 

Status Quo: Erfolgreicher Einsatz mit Potenzial zur Weiterentwicklung

Die Lösung ist mittlerweile fest im Arbeitsalltag des Vertriebs integriert und wird täglich genutzt. Das Feedback der Nutzer:innen ist durchweg positiv – die Anwendung spart Zeit, erhöht die Qualität der Bewertung und schafft Transparenz.

Wie oben erwähnt, wurde die Anwendung zunächst auf Basis von GPT-4 von OpenAI konzipiert und implementiert. Seitdem hat sich in der KI-Welt viel getan und wir haben im Rahmen einer Bachelorarbeit evaluiert, wie die Leistungsfähigkeit alternativer Sprachmodelle (LLMs) ist. Dazu wurden sowohl andere kommerzielle, als auch Open-Source-Modelle miteinander verglichen. Die Ergebnisse haben gezeigt, dass Alternativen zu GPT-4 ebenfalls sehr leistungsstark sind und auch Open-Source-Modelle sehr gut mithalten können.

Aktuell zeigt sich, dass die Kategorisierung in GRÜN/GELB/ROT nicht immer konsistent ist. Eine Umstellung auf eine feinere Punkteskala (z. B. 1–10) wird daher geprüft. Technisch ist die Lösung stabil, und auch organisatorische Hürden – wie die Bereitstellung des API-Zugangs – konnten frühzeitig gelöst werden. 

Ihre Dokumente – unsere KI-Lösung

Die Extraktion und Bewertung von Informationen aus komplexen, unterschiedlich strukturierten Dokumenten ist eine zentrale Herausforderung in vielen Branchen. Was ORDIX^® im Kontext öffentlicher Ausschreibungen erfolgreich umgesetzt hat, lässt sich auch auf andere Szenarien übertragen – etwa die Analyse von Versicherungspolicen, Verträgen oder Forschungsanträgen.

Sie stehen vor ähnlichen Herausforderungen? Dann sprechen Sie uns an! Die ORDIX AG bietet individuelle Beratung und maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Anforderungen.

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