"Sie haben Post!" Digitale Transformation am Beispiel unserer Hauspost

Die digitale Transformation ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens. Auch wir als Studierende der ORDIX AG beschäftigen uns mit diesem Thema und versuchen in unseren Praxisphasen Prozesse für die ORDIX AG zu optimieren und digitalisieren. In meiner letzten Praxisphase ging es konkret um die Digitalisierung der guten alten (Haus-)Post. 

Weihnachtspost an Ostern

Die Idee für das Projekt hatte ein Mitarbeiter 2021 in der Osterzeit. Aufgrund der Corona-Pandemie war er seit längerem nicht mehr in der Geschäftsstelle und fand somit Weihnachtsgrüße einer Hochschule, für die er der Ansprechpartner bei der ORDIX war, in Form von Schokolade in seinem Hauspost-Fach.

Dieses konkrete Problem war der Anlass, sich im Rahmen einer kurzen Business-Analyse mit dem Thema zu befassen. Neben der Herausforderung, dass Mitarbeiter:innen nicht zeitnah über eingegangene Hauspost informiert wurden, zeigte sich in Gesprächen mit weiteren Prozessverantwortlichen (hier die Geschäftsstellenleitung), dass auch ein anderes Optimierungspotenzial bestand: Bisher hatte jede:r Mitarbeiter:in ein persönliches Postfach, das aufgrund des Wachstums der Geschäftsstelle regelmäßig durch Umbauten erweitert werden musste – obwohl viele Kolleg:innen nur selten oder nie Post erhielten.

Ein neues Projekt war also geboren: Eine Applikation, die die Mitarbeiter:innen beim Erhalt von Hauspost benachrichtigt und ihnen nummerierte Postfächer zuweist. 

Projektaufbau und Struktur

Für die Umsetzung des Projekts war geplant, einen Raspberry Pi mit Display neben den Postfächern anzubringen. Auf diesem sollte man zwei verschiedene Funktionen nutzen können. Für beide Funktionen muss zunächst der/die Mitarbeitende ausgewählt werden. Daraufhin öffnet sich ein Menü, in dem die Option besteht, Post für die ausgewählte Person abzugeben oder hinzuzufügen, abhängig davon, ob bereits Post vorhanden ist. Ist das der Fall, steht zusätzlich die Option zur Verfügung, die Post abzuholen. Beim Hinzufügen von Post erscheint auf dem Display eine Nachricht, die dem/der Nutzenden mitteilt, in welches Postfach die Post gelegt werden soll. Falls bereits Post vorhanden ist, erscheint die Nachricht, dass sie in dasselbe Fach gelegt werden soll. Beim Abholen der Post wird das belegte Postfach wieder freigegeben. Im Verlauf des Projekts wurde eine dritte Funktion hinzugefügt, nämlich die Erinnerung von Mitarbeitenden, die ihre Post noch nicht abgeholt haben.  

Funktionen der Anwendung

Die fertige Anwendung hat drei grundlegende Funktionen:

1. Die Postfächer verwalten
2. Mitarbeiter:innen, die Post erhalten, benachrichtigen
3. Erinnerungen in Form von Mails an jene Mitarbeiter:innen senden, welche ihre Post seit einiger Zeit nicht aus dem Postfach entnommen haben.
   

Die erste Funktionalität, das Verwalten der Postfächer, funktioniert folgendermaßen: Die Person, die Post in ein Postfach legen will, drückt auf dem Touchdisplay des Raspberry Pi auf den/die Empfänger:in der Post und dann auf „Post abgeben“. Daraufhin weist das Programm dem/der Mitarbeitenden in Form einer Pop-up-Benachrichtigung das nächste freie Postfach zu.

Wird Post abgeholt, drückt die abholende Person kurz auf „Post abholen“, was dazu führt, dass das Postfach wieder frei wird und neu zugewiesen werden kann. 

Bei diesem Prozess wird auch die zweite Funktion ausgelöst. Bei der Zuweisung eines Postfachs wird automatisch eine Mail an die entsprechende Person gesendet, um diese darüber zu informieren, dass und in welchem Postfach sie Post hat.

Im Hintergrund läuft die dritte Funktion ab, die prüft, seit wann Post im Postfach liegt. In gewissen Zeitabständen werden dann Erinnerungen in Form von Mails an Mitarbeitende gesendet, die ihre Post seit einiger Zeit nicht abgeholt haben. Sobald die Post abgeholt wurde, wird der Eintrag entfernt und es werden keine neuen Erinnerungen gesendet. 

Vorteile und Änderungen

Um die Postfächer durch mein Projekt zu digitalisieren, waren gewisse infrastrukturelle Änderungen nötig: Die Postfächer für die interne Post, die zuvor Mitarbeiter:innen zugeordnet waren, sind jetzt aufgrund der Anwendung durchnummeriert, damit die App auf dem Raspberry Pi die Zuweisung übernehmen kann. Das macht es überflüssig, neuen Mitarbeiter:innen manuell Namensschilder an den Postfächern anzubringen und ist deutlich günstiger, als bei wachsender Anzahl an Mitarbeitenden neue Postfächer anzuschaffen. Zusätzlich müssen keine Namensschilder von ehemaligen Kolleg:innen entfernt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass überhaupt nicht mehr jede:r Mitarbeitende ein Postfach braucht, da die Fächer nach der Nutzung wieder freigegeben und der nächsten Person zugewiesen werden.

Zudem musste der Raspberry Pi in der Nähe der Postfächer angebracht werden. Ein weiterer positiver Nebeneffekt des Projekts ist, dass Mitarbeiter:innen häufiger in der Geschäftsstelle sein könnten, wenn diese Post erhalten, da diese sonst gegebenenfalls im Homeoffice wären und nichts von ihrer Post wüssten. 

Probleme und Schwierigkeiten

Natürlich gab es im Projekt auch Schwierigkeiten. Besonders nennenswert hierbei ist der Umgang mit dem Raspberry Pi. Das Betriebssystem FullPageOS unterscheidet sich außerdem durch die Spezialisierung auf das Anzeigen einzelner Websites an einigen Stellen von anderen Betriebssystemen, was zu einigen Problemen mit dem Display geführt hat. 

Mögliche Erweiterungen

Für das Projekt gibt es einige Features, die es aus verschiedensten Gründen nicht in die App geschafft haben, allerdings in Zukunft mit möglichen Updates hinzugefügt werden können. Dazu gehören Funktionen wie eine Favoritenfunktion, mit der man auf bestimmte Mitarbeitende schneller zugreifen kann. Zudem ist das Projekt in gewisser Weise ein Pilotprojekt und darauf ausgelegt, dass es mit wenig Änderungen auch für andere Geschäftsstellen der ORDIX AG funktioniert. Dazu müssen nur Geschäftsstelle und Ansprechpartner in den Einstellungen verändert werden und schon ist die App auf eine andere Geschäftsstelle konfiguriert. 

Fazit

Insgesamt hat mir das Projekt gut gefallen und mir wertvolle Einblicke darin gegeben, wie die Digitalisierung analoger Prozesse in Betrieben abläuft und wie viele unterschiedliche Personen von solchen Projekten betroffen sind. Besonders motivierend war der sichtbare Fortschritt, der den Erfolg des Projekts direkt erlebbar machte. Eine wichtige Erkenntnis war, dass es entscheidend ist, mit möglichst vielen Stakeholdern zu sprechen, um ein vollständiges Bild des Prozesses zu bekommen und alle Optimierungspotenziale zu erkennen. Das Learning: Die Analyse ist oft wichtiger als die eigentliche technische Umsetzung.