Open Spaces: Offener unternehmensweiter Austausch

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Im Zuge von Workshops treten häufig Fragen auf, die früher oder später geklärt werden müssen. Wir trafen auf das Problem, dass bei Remote-Workshops mit bis zu 30 Teilnehmern nicht alle Fragen adäquat beantwortet werden konnten. Inhaltliche Fragen können meist im Rahmen des Workshops oder spätestens im Nachgang geklärt werden. Doch regelmäßig kommen auch stark ergebnisoffene Fragen auf: „Was bedeutet das für uns? Was verstehen wir unter ‚Innovation Lab'? Wie gehen wir als Mitarbeiter damit um?" usw.

Über solche Fragen muss man als Team offen sprechen, und es hilft dabei, kreativ zu sein. Jeder soll zu Wort kommen. Bei Veranstaltungen mit allen Teilnehmern vor Ort in einem Raum entstehen Gruppen, die sich darüber austauschen. Bei kurzen Remote-Workshops ist es wichtig, solche kreativen Freiräume zu geben und zu fördern. Das Regelwerk der Open Space Technology beschreibt die Dynamik dieser Gruppengespräche ziemlich präzise und nutzt diese, um skalierbare „Open Spaces" durchführen zu können.

Open Space Technology: Vier Prinzipien und ein Gesetz

4 Prinzipien:

  • Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Leute (Jeder ist wichtig und motiviert)
  • Was geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte (Ungeplantes und Unerwartetes ist oft kreativ)
  • Es beginnt, wenn die Zeit reif ist (Wichtig ist die Energie)
  • Vorbei ist vorbei, nicht vorbei ist nicht vorbei (Erst wenn die Energie aufgebraucht wurde, ist die Zeit rum)

1 Gesetz:
  • Gesetz der zwei Füße: Wenn du denkst, dass du weder etwas lernen noch beitragen kannst, nutze deine beiden Füße und wechsle den Raum.

Das Format ist skalierbar und das macht es so attraktiv. Ob mit zehn Personen über ein paar Stunden bis zu mehreren Tausend Teilnehmern über mehrere Tage, wenn die Plattform nach den Regeln etabliert werden kann, ist das Konzept erfolgreich.

Erkundung in kreativen Freiräumen mit Open SPaces

In unseren Workshops, die momentan überwiegend remote durchgeführt werden, treten viele ergebnisoffene Fragen auf. Daher wollten wir gerne nach dem Workshop einen Open Space initiieren, um uns mit diesen Fragen auseinanderzusetzen.

Während des Workshops selbst sollten die Teilnehmer ihre Fragen, Themen oder Wünsche in den Chat schreiben. Inhaltliche Fragen konnten meist direkt beantwortet werden. Fragen, deren Beantwortung durch die Kreativität der Teilnehmer profitierten, wurden in das Open Space Backlog aufgenommen.

Zum eigentlichen Ende des Workshops gab es also eine Sammlung an Themen bzw. Fragen, die die Teilnehmer interessiert. In einer kurzen Umfrage wurden die beliebtesten Themen herausgefunden und für die Einteilung in verschiedene Räume genutzt.

Aus den knapp 20 Teilnehmern, die den Open Space ausprobieren wollten, bildeten sich zwei Gruppen heraus. Jede Gruppe ist dabei mit ihrem favorisierten Thema gestartet.

Gerade um die Kreativität zu fördern ist es wichtig, keine Agenda oder Pläne vorzugeben. Diese schränken die Kreativität in der Regel ein. Ein ansprechendes Thema, eine interessierte Gruppe, ein Ort und ein Schriftführer, der die Ergebnisse entsprechend festhält, sind die Basis für einen kreativen Austausch. Der oder die Schriftführer werden in der Gruppe festgelegt. Meistens schreiben mehrere Teilnehmer mit. Eine weitere gute Voraussetzung für einen Open Space im Remote-Format ist die Bereitstellung einer Möglichkeit, miteinander zu kollaborieren. So eigenen sich zum Beispiel virtuelle Whiteboards wie das Teams-Whiteboard, Miro oder Mural, um die Gruppe die Ergebnisse festhalten zu lassen.
Trotz der Freiheit in der Kreativität gibt es einen zeitlichen Rahmen. Timeboxing ermöglicht mehrere Themen in einem Open Space zu bearbeiten und zwischen verschiedenen Themen-Blöcken zu wechseln.

Fazit

Die Methode Open Space wirkte direkt beim ersten Versuch: Die Diskussion ergab viele spannende Ergebnisse, auf die wir ohne den Rahmen des Open Spaces wahrscheinlich nicht gestoßen wären. Die Gruppendynamik war stark und ein Großteil der Teilnehmer hat sich aktiv eingebracht. Selbst die passive Teilnahme ist völlig in Ordnung: Denn Personen können auch nur zuhören und dabei etwas lernen. Zur Klärung der Fragen oder Diskussion über Themen, die im Rahmen des Workshops auftraten, war der anschließende Open Space ein voller Erfolg.

Einige Themen sind im Backlog verblieben, diese werden beim nächsten Open Space wieder zur Auswahl stehen. Unsere persönliche Vision ist es, regelmäßige und unternehmensweite Open Space-Veranstaltungen anzubieten und den motivierten Kollegen zu ermöglichen, sich über spannende Themen auszutauschen und sich kreativ entfalten zu können. 

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