Rolloutprojekte – Eine besondere Herausforderung!

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Wann immer es in der IT gilt, neue Hardware oder Software im größeren Umfang einzuführen, werden Rolloutprojekte gestartet. 

Sei es der Austausch der Telefone im Büro, das Aktualisieren genutzter Software auf eine neue Version oder der konzernweite Umstieg der Arbeitsplätze auf eine neue Betriebssystemversion inklusive der Erneuerung der genutzten Hardware.

Rolloutprojekte in der IT sind hochkomplex. Es ist meistens eine große Zahl Nutzer betroffen und es gibt auch hier strikte Zeit- und Budgetvorgaben bei hohen Qualitätsanforderungen. Außerdem darf das Projekt möglichst nur geringe Auswirkungen auf das Tagesgeschehen der Nutzer haben.

Vorbereitung

Der Erfolg eines Rolloutprojektes steht und fällt daher mit der Planung und Konzeption.

Während der Austausch von Telefonen in einem Bürogebäude noch mit einem überschaubaren Aufwand bei der Planung und Durchführung zu realisieren ist, stellt die Migration des Büroarbeitsplatzes eines Unternehmens mit weltweiten Standorten und einer fünfstelligen Anzahl von Arbeitsplätzen enorme Anforderungen an die Projektleitung hinsichtlich Planung, Koordination und Steuerung.

Äußerst wichtig in diesem Zusammenhang ist es, die Absprungbasis für die geplanten Veränderungen klar festzustellen.

Welche Software wird bisher genutzt? Ist diese vollständig auf dem neuen Betriebssystem lauffähig? Welche Alternativen können eingesetzt werden? Dies ist nur ein Aspekt von vielen, welcher bei der Planung berücksichtigt werden muss.

Im Idealfall kann hier auf vorhandene Konfigurationsdatenbanken zurückgegriffen werden. Die Erfahrung zeigt aber, dass diese oft nicht so aktuell sind und sie erst mit globalen Abfragen auf den neusten Stand gebracht werden müssen.

Neben den technischen Herausforderungen ist – wie in allen Projekten – die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten ein wichtiger Erfolgsfaktor. Das geht von der Schulung der Nutzer bei z.B. neuen Applikationen bis zur Bereitstellung eines Service Desks zur Unterstützung bei Problemen. Nur wenn alle Beteiligten kontinuierlich informiert werden und Feedback berücksichtigt wird, können Bedenken und Widerstände ausgeräumt und eine Mitwirkung sowie Verständnis für das Vorhaben gesichert werden.

Rollout

Wenn klar ist, was die Basis für das Rolloutprojekt darstellt und die Machbarkeit in einen PoC (Proof of Concept) und einer Pilotierung geprüft wurde, kann es an den eigentlichen Rollout gehen.

Hier zeigt sich dann, ob die notwendigen Vorarbeiten bei Planung und Konzeption gewissenhaft durchgeführt wurden. Allerdings kann es aber auch dann, bei noch so guter Planung, zu Abweichungen und Problemen kommen:

  • Die Hardwarelieferung ins Ausland kommt erst verspätet durch den Zoll
  • Die benötigte Leitungsanbindung steht noch nicht zur Verfügung
  • Der Techniker hat keinen Zugang zum System
  • Das vorgefundene System ist nicht so konfiguriert/ausgestattet, wie erwartet
  • uvm.
All dies hat zur Folge, dass eine bestehende Terminplanung angepasst werden muss. Daher sollte eine Planung für diese Unwägbarkeiten einen gewissen Puffer berücksichtigen bzw. sollten solche Verschiebungen im Prozess selbst berücksichtigt werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Rollout ist die Dokumentation. Damit die nächsten Rollouts auf eine valide Datenbasis der installierten Systeme zugreifen können, müssen die Veränderungen im Rolloutprozess penibel dokumentiert und wieder in die bestehenden Systeme übertragen werden. Soweit möglich sollten hier automatisierte Prozesse für die Datenpflege genutzt werden, damit der Aufwand in einem überschaubaren Rahmen bleibt,

Fazit

Rolloutprojekte sind meistens sehr komplex und stellen hohe Anforderungen an das Projektmanagement bei der Planung und Durchführung.

Es gibt vermutlich kein größeres Rolloutprojekt, bei dem die ursprüngliche Planung ohne Blessuren über das Projekt gerettet werden konnte. Rolloutprojekte ohne sorgfältige Planung überschreiten den Zeitrahmen und damit auch die Kosten oft erheblich oder sind sogar nicht zu retten und müssen abgebrochen werden.

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