Seminardurchführung in Zeiten von Corona – ein Erfahrungsbericht

Zugegeben, die Auswirkungen von Corona und besonders die rasante Taktung, in der sich die Lagebewertung ändert und staatliche Maßnahmen getroffen werden, hätte noch vor zwei Monaten wohl niemand so erwartet. Was gestern noch nicht einmal denkbar war, selbst die Beschränkung unserer Grundrechte, ist heute der Situation geschuldete Realität.

Auch wenn jetzt – Ende April – vielleicht durch die Lockerung der teils erheblichen Beschränkungen ein erstes Licht am Ende des Tunnels vage zu erkennen sein mag, so wird das Corona-Thema wohl noch über Wochen und Monate bestimmend sein.

Corona stand in keinem Risikoregister

Als Projektmanager gehört es zum Handwerkszeug, Risiken zu antizipieren und entsprechende Strategien zu entwickeln, um selbst bei Risikoeintritt handlungsfähig zu bleiben und den Erfolg eines Vorhabens nicht zu gefährden. Aber ein Risiko mit Eintrittswahrscheinlichkeit praktisch bei null (noch vor ein paar Wochen) und gravierenden Auswirkungen (wie wir heute sehen)? So etwas plant man nicht mit ein, wenn man von seinem Auftraggeber ernstgenommen werden möchte. Genauso gut könnte man den Einschlag eines Meteoritenhagels im Risikoregister eines jeden Projekts mitführen.

Auch in Bezug auf unser hauseigenes Seminarzentrum bei ORDIX war nach Beginn der Pandemie hierzulande offensichtlich, dass der Regelbetrieb nicht in der ursprünglichen Form aufrechterhalten werden konnte und damit hatte sich, um einmal im Wording des Projektmanagements zu bleiben, ein Risiko zu einem handfesten Problem gesteigert. Selbstverständlich wurden unmittelbar die empfohlenen Hygienemaßnahmen umgesetzt. Trotzdem war schnell klar, dass die Nachfrage nach Online-Seminaren sehr kurzfristig stark steigen wird. Daher hat ORDIX das Thema Online-Durchführung von Seminaren direkt in den Fokus gehoben. Ein großer Vorteil war, dass ORDIX schon seit 2 Jahren das Thema virtuelle Seminardurchführung vorangebracht hat, sodass wir gut vorbereitet waren.

Remote-Zusammenarbeit und Flexibilität

Zwar gehört für uns bei ORDIX die Remote-Zusammenarbeit in gewisser Weise zur DNA, da wir auch für viele Kunden bereits die Projektarbeiten nicht nur vor Ort, sondern eben auch „mobil" – sei es aus einem der sechs ORDIX-Standorte oder aus dem Homeoffice - erledigen. Somit sind alle Mitarbeiter einerseits im Umgang mit „E-Collaboration Tools" geübt und andererseits auch technisch dafür gut ausgestattet. Dennoch, so auch meine Meinung bis zu meinem ersten Online-Seminar, ist es eben doch „eine andere Nummer", einen mehrere Tage dauernden Kurs von morgens bis abends rein online durchzuführen.

Üblicherweise wissen alle Referenten bei uns weit im Voraus, wann ein Seminar durchzuführen ist, um rechtzeitig mit den Kunden die erforderliche Abwesenheit in anderen Projekten abzustimmen. In diesem Fall habe ich einen Projektmanagementkurs kurzfristig in Vertretung eines Kollegen „geerbt", dessen Anwesenheit in seinem Projekt erforderlich war. Noch kurzfristiger war die Entscheidung oder auch die Erkenntnis gereift, dass der Kurs rein online durchgeführt werden muss. Auch das flexible Reagieren in solchen Fällen ist typisch für ORDIX.

Bedenken, aber keine Probleme

Meine persönlichen Überlegungen und Bedenken waren im Vorfeld:

• Passen der Inhalt und das Material auch zu einem Online-Format?
• Wie kann die Mitarbeit der Teilnehmer gesteuert werden, wenn man – anders als bei einer Präsenzveranstaltung – kein visuelles Feedback wahrnehmen kann? Wie merke ich, dass ich die Teilnehmer „verliere"?
• Wie muss das Zeitmanagement angepasst werden? Schließlich dürfte es sehr anstrengend für die Teilnehmer sein, einen ganzen Tag online an einem Seminar teilzunehmen.
• Wie sollen Übungen durchgeführt werden?
• Welche Tools werden evtl. benötigt?
• Welche Punkte müssen gegebenenfalls zusätzlich bedacht werden?
  

Mit ein wenig Skepsis habe ich mich in der Woche vor dem Kurs mit den oben genannten Fragestellungen auseinandergesetzt. Schnell wurde dabei klar, dass die vorhandene Basis auch für Online-Seminare gut geeignet ist: Der Aufbau und die Inhalte der Seminarfolien benötigen keine spezifischen Anpassungen für die Online-Präsentation. Unsere Collaborations-Lösung kann direkt im Browser ausgeführt oder durch einen plattformspezifischen Client, der Windows-, Android- und Apple-Plattformen unterstützt, genutzt werden. Auch direkt über das Internet, also über die Grenzen des Firmennetzwerks hinaus.

Die Übungen waren bereits gruppen- als auch selbststudientauglich. Bezüglich der zeitlichen Planung ging die Überlegung in die Richtung, eher mehr und dafür kürzere Pausen zu machen – strickt time-boxed nach 60 Minuten, ohne dabei eventuelle Diskussionen abzubrechen. Die größere Mittagspause wurde um einen Block, bei freier Zeiteinteilung, für Übungen erweitert.

Seit langem nutzen wir bei ORDIX eine eigene Seminar-Cloud, um den Teilnehmern Unterlagen bereitzustellen. Ein Hauptfeature der Cloud ist das Up- und Downloaden von Dateien, wobei für jedes Seminar ein dedizierter virtueller Raum eingerichtet ist. Neben einem persönlichen Bereich besteht die Möglichkeit, Inhalte mit anderen Teilnehmern des Kurses zu teilen. Für die benötigten Tools und Programme stehen für jeden Teilnehmer virtuelle Desktopumgebungen bereit, auf die über das Internet zugegriffen werden kann. Für den konkreten Kurs wurde im Vorfeld individuell durch die ORDIX-IT überprüft, ob die technischen Anforderungen durch die Teilnehmer erfüllt werden können.

Einfache Regeln für eine gute Zusammenarbeit

Bleiben noch die „weichen Themen", wie etwa die Gestaltung der Zusammenarbeit mit den Teilnehmern und der Teilnehmer untereinander. Dazu einige Regeln, die dann letztlich gleich am Anfang der Durchführung mit den Teilnehmern vereinbart wurden:

• Gesprächsdisziplin: Andere bewusst ausreden lassen, da ohne visuelle Verbindung wesentliche Kommunikationsmerkmale eines Gesprächs einfach im wahrsten Sinne des Wortes auf der Strecke bleiben.
• Umgebungsgeräusche: Wer gerade nichts zu sagen hat, soll sich selbst stumm schalten. Damit ist sichergestellt, dass trotzdem jeder zu jeder Zeit eine Frage stellen kann – was auch ausdrücklich erwünscht ist.
• An-/Abmelden: Per Chat, damit der Trainer nicht genau demjenigen eine Frage stellt, der vielleicht kurz einmal parallel ein Telefongespräch führt und abgelenkt ist.
• Pünktlichkeit: Nach Pausen und zu vereinbarten Startzeiten sind alle eingewählt und haben die Collaborations-Lösung gestartet.

Fazit

Auch in Krisenzeiten ist es möglich, sinnvoll Weiterbildung in Form von Online-Seminaren zu betreiben. Die Technik hat keine Probleme bereitet und die Disziplin der Teilnehmer, sich an die vereinbarten „Spielregeln" zu halten, war exzellent. Herauszustellen ist besonders die Pünktlichkeit, sodass auf die Sekunde genau gestartet werden konnten. Dadurch gab es keine unnötigen Wartezeiten und der Kurs konnte ohne unnötige Stockungen durchgeführt werden. Trotz der gesteigerten Anforderungen an die Kommunikation gab es etliche interessante und fruchtbare Diskussionen. Auf Teilnehmerfragen konnte genau wie im Präsenzseminar direkt eingegangen werden.

Das tägliche Feedback der Teilnehmer und auch das Fazit am Ende des Kurses war in allen Kategorien sehr positiv und ich selbst, das gebe ich heute gerne zu, bin auch dankbar für diese gute Erfahrung. Manchmal wird man „gezwungen", sich auf Neues einzulassen und erkennt, dass die Bedenken völlig unnötig waren, sogar eher, dass man neue und inspirierende Erfahrungen macht – ich jedenfalls habe persönlich keine Vorbehalte mehr gegen die Online-Durchführung von ansonsten auf Präsenztraining ausgelegte Seminare. Denn wir alle müssen zumindest befristet mit der aktuellen Corona-Situation umgehen und das Beste daraus machen.

Ein Wermutstropfen bleibt: Natürlich entfällt leider der persönliche Kontakt der Teilnehmer untereinander sowie zum Trainer. Das ist schade, da gerade bei einem gemeinsamen Kaffee in der Pause häufig Probleme praxisnah diskutiert und Lösungen gefunden werden, die einen Kurs für Teilnehmer besonders nützlich werden lassen. Aufgrund der aktuellen Unwägbarkeiten ist das leider nicht zu verhindern – aber ganz sicher kommt nach Regen auch Sonnenschein. Wir freuen uns jedenfalls darauf, Sie zu einem späteren Zeitpunkt in unserem Seminarzentrum in Wiesbaden willkommen zu heißen. Bleiben Sie uns solange gerne online gewogen, probieren Sie es selbst aus! Und bleiben oder werden Sie gesund!

In unserem Seminarshop finden Sie eine Übersicht unserer virtuellen Seminare, welche wir aufgeteilt haben in Webinare (2-4 h) und Virtual Classrooms (1-5 Tage).